Tyrimų bendrovė „International Data Corporation“ (IDC) praėjusių metų prognozės teigė, jog 60 proc. TOP 2000 pasaulio kompanijų iki 2021-ųjų savo verslą ketina pritaikyti ateities veiklos modeliui. Tai adaptyvus, protingas, virtualų ir fizinį darbus suderinantis išmanusis biuras, skirtas gerinti darbuotojų patirtį bei didinti jų produktyvumą. Šių tikslų įgyvendinimą užtikrina informacijos ir dokumentų skaitmeninimas.
Tokiu keliu verslas jau seniai žengia visame pasaulyje, o pandemija procesus tik paspartino, todėl sklandžiam prisitaikymui prie ateities veiklos modelio savo patirtį ir inovacijas siūlo bendrovė „Xerox“. Tuo tarpu įmonės įgaliotasis partneris Lietuvoje – „Biznio mašinų kompanija“ (BMK) – rūpinasi, jog visi dokumentų skaitmeninimo sprendimai būtų integruoti inovatyviai, patogiai, saugiai bei tiksliai.
Skaitmeninimas – strateginė kryptis
Verslo aplinkos pokyčius stebintys specialistai tikina – šiuolaikinis biuras kinta ir evoliucionuoja nuolatos. Šį procesą lemia technologijų progresas, demografiniai rodikliai, didėjantis nuotolinio darbo poreikis. Todėl, anot specialistų, darbuotojai prie pokyčių turi prisitaikyti valdydami informacinį chaosą – skirtingais keliais juos pasiekiančius dokumentus: popierinius, skaitmeninius, garsinius bei vaizdinius, struktūruotus ir be jokios struktūros duomenis.
Tai daryti tampa ne tik svarbu, bet ir labai sudėtinga. Juolab, kai tikimąsi, jog informacijos bei duomenų kiekis šiandienos skaitmeniniame pasaulyje dvigubės kas du metus. Taip perėjimas į tokį ateities veiklos modelį už nugaros vis dažniau palieka popierinius dokumentus ir iškelia jų automatizavimo būtinybę. Informacijos bei verslo procesų valdymui gyvybiškai svarbūs tampa išmanūs bei inovatyvūs sprendimai.
Tokią nūdieną mato ir „Xerox“ vadovė Baltijos šalims ir Moldovai Asta Dekinienė. Jos teigimu, verslui šiuo metu būtina kurti darbo aplinką, kuri teiktų darbuotojams galimybę paversti duomenis į vertingą informaciją. Būtent pastaroji leidžia kurti, gaminti ir parduoti prekes bei paslaugas.
Ne veltui, pasak A. Dekinienės, greičiausiai dokumentų skaitmeninimo keliu žengia bankų bei draudimo sektoriai, tačiau šis pokytis vis aktualesnis ir prekybininkams, logistikos bendrovėms. Pasaulinė COVID-19 pandemija tik paspartino proceso imtis dar didesnę dalį EMEA regiono įmonių ir nors tarp Baltijos šalių Estija jį įgyvendina greičiausiai, Lietuva taip pat neatsilieka.
„Verslo sėkmė šiandieninėje rinkoje matuojama efektyviais dokumentų ir informacijos valdymo bei naudojimo būdais. COVID-19 pandemija dar pagreitino šiuos procesus, nes įmonės labiau susidomėjo skaitmeninimu. Siekdamas prisitaikyti prie besikeičiančių sąlygų, verslas ėmėsi transformuoti savo įprastą veiklos modelį, nes klientai nori pirkti ar būti aptarnaujami kitaip, nei buvo įpratę iki šiol. Todėl mes siūlome įvarius šios skaitmeninės transformacijos sprendimus, nes toks pokytis nėra susijęs tik su dokumentais bei informacija. Tai verslo strateginė kryptis, kurianti ir didesnę vertę klientams, ir užtikrinanti geresnius veiklos rezultatus“, – apie skaitmeninimo tendencijas kalba A. Dekinienė.
Sprendimus pritaiko ir suasmenina
Vienas išmanaus biuro poreikius ir verslo darbo aplinkos pokyčius atliepiančių sprendimų – būtinybė turėti popierinių bei skaitmeninių dokumentų kelionės žemėlapius. Anot BMK spausdinimo paslaugų pardavimų skyriaus vadovo Andriaus Jakimavičiaus, juo identifikuojamos probleminės bendrovių procesų vietos ir parodoma esama bei suprojektuojama būsima situacijos.
„Šis žemėlapis leidžia pamatyti kliento veiklos spragas ir jas tobulinti. Esame sukaupę solidžią IT kompetenciją dokumentų spausdinimo ir skaitmeninimo srityse, taikome patikimus automatizavimo bei robotizavimo sprendimus. Pasitelkdami juos, identifikuojame didžiausius iššūkius ir kritinius skaitmeninimo aspektus, kurie apsunkina darbą. Todėl, kurdami popierinių bei skaitmeninių dokumentų kelionės žemėlapius, suprojektuojame automatizuotą, efektyvesnę ir tikslesnę darbo aplinką“, – sako A. Jakimavičiaus.
Savo ruožtu A. Dekinienė priduria, jog dokumentų skaitmeninimui „Xerox“ verslui siūlo ir įrenginius, kurie veikia kaip išmaniajame telefone esančios programėlių galerijos. Tai „Xerox® App Gallery“ – skirtingų aplikacijų rinkinys, sukurtas viso pasaulio gamintojų bei skirtas patiems įvairiausiems skaitmeninimo poreikiams. Jis prieinamas ir Lietuvos rinkai, o programėlėmis galima atlikti skirtingus procesus. Pavyzdžiui, pagreitinti dokumentų įkėlimą ar išėmimą iš sistemos, patogiai dalintis duomenimis, pildyti formas, fotografuoti, išversti tekstus, rašto failus paversti garso rinkmenomis.
Visgi, A. Jakimavičiaus teigimu, dėl lietuvių kalbos specifiškumo ar asmeninių klientų poreikių, programėlių naudojimui neretai prireikia sprendimų adaptacijos.
„Todėl mes galime šias aplikacijas individualizuoti. Pasinaudodami „Xerox“ gerąja kitų šalių patirtimi ir baziniais sprendimais, sukuriame programinę įrangą, kurią patobulinę bei įdiegę tarpinę integracinę aplinką, turime įrankį specifiniams klientų poreikiams. Todėl šias dokumentų skaitmeninimo programėles galime pasiūlyti naudoti dar patogiau ir sklandžiau“, – pabrėžia A. Jakimavičiaus.
Apie spausdinimą nebekalba
Daugiau nei dešimtmetį siūliusi valdomą spausdinimo paslaugą (MPS), BMK, kartu su „Xerox“, imasi adaptuoti ir naujosios kartos sprendimą išmaniajam biurui (IWS). Pastarasis, sukurtas 2019-aisiais, kaip pastebi A. Dekinienė, praplečia anksčiau siūlytų paslaugų paketą. IWS pakelia MPS į aukštesnį lygį, o sprendimo naudojimui pasitelkiama analitika, debesų kompiuterija, skaitmeninimas, saugios pažangiausios technologijos, taip užtikrinant dar efektyvesnę darbo aplinką.
„Jei iki tol valdoma spausdinimo paslauga buvo skirta procesus optimizuoti, juos įvertinti ir valdyti turimą įrangą, tai išmaniojo biuro sprendimai yra dar inovatyvesni, atliepiantys organizacijoms pastaruoju metu itin aktualius duomenų saugumo poreikius. Jie praplečia skaitmeninimą, informacijos skenavimą, automatizuoja darbo srautus ir turinio valdymą. Toks procesas turi grįžtamąjį ryšį, nes jį įgyvendinant pasitelkiama analitika, vertinami rodiklių pokyčiai. Tai – nuolatos tobulėjanti sistema, nes naudojami sprendimai ir įrankiai yra skirti analizei, veiklos efektyvumo didinimui ir našesnio darbo užtikrinimui“, – akcentuoja A. Dekinienė.
Tuo tarpu A. Jakimavičiaus papildo – visi minėti sprendimai leidžia verslui prisitaikyti prie kintančios aplinkos, nes vis daugiau informacijos srauto sukuriama ne popieriuje, o sistemose.
„Šiuo metu turime mišrią darbo aplinką – deriname jį biure bei virtualioje erdvėje. Nors popierius vis dar dominuoja, pastarojo nuolatos mažėja ir ateityje aktualesnė bus sistemose sukuriama informacija. Tokia, kurią patogiai galėsime disponuoti, valdyti, pasiimti, grąžinti bei analizuoti. Todėl dar prieš dešimtmetį klausdavome klientų, kokį kiekį dokumentų jie spausdina. Tačiau šiandien kalbame apie darbo efektyvinimą. Save matome kaip integratorius, kurie užtikrins sklandžią verslo veiklą“, – reziumuoja A. Jakimavičiaus.
Publikacija VZ.LT
