Verslo valdymo sistemų gidas pradedančiajam || Colin Gilman


Visai neseniai aš pakalbinau puikios stendų ir reklaminių iškabų gamybos kompanijos savininką, kuris pasakojo man apie įvairius gamybos etapus jo kompanijos gamybos cikle nuo priešspaudos procesų iki pospaudos darbų. Įmonėje dirba apie 15 darbuotojų, kurie operuoja įspūdingu kiekių spausdinimo ir pospaudybinės įrangos, kai aš jo paklausiau, kokią verslo valdymo sistemą (management information system – MIS) jie naudoja, kad suvaldytų savo užsakymų ir gamybos procesus, jis pažvelgė į mane ir nustebęs paklausė: „Kokią dar sistemą…?”

Didžiąją jo darbų dalį, spaudos užsakymus teikdavo saujelė klientų, dirbusių su kompanija nuo pirmosios dienos. Darbai nebuvo labai įvairūs ir kadangi dažniausiai jie buvo to paties tipo, savininkas manė, jog žino medžiagų ir darbų sąnaudas ir gali tiksliai jas įkainoti.  Jis neapsvarstė, kurie darbai jam labai pelningi, kurie nuostolingi. Šioje vietoje labiausiai ir atsiperka verslo valdymo sistemą.

Tad kas ta verslo valdymo sistema (management information system – MIS)? Tai kompiuterizuota informacijos sistema naudojama priimant koordinavimo sprendimus, skirta kontrolei, analizei ir informacijos vizualizacijai kompanijoje. Pagrindinis verslo valdymo sistemos tikslas yra padidinti vertę ir pelną įmonėje.

Dar visai neseniai specializuotos verslo valdymo sistemos programinės įrangos platformos  buvo kuriamos Windows operacinės sistemos pagrindu, veikė specialiuose vidiniuose serveriuose ir buvo tiekiamos gerai žinomų sistemų pardavėjų spausdinimo industrijoje, tokių kaip Tharstern, Optimus ir Clarity Software. Tačiau debesies pagrindu veikiančių sistemų atėjimas į rinką atvėrė duris programėlėms, naudojančioms debesies paskirstymo modelį (SaaS), kai tiekėjas talpina verslo valdymo sistemos programas savo serveriuose ir teikia jas vartotojams mėnesinio mokėjimo principu. Windows platforma grįstos sistemos yra aukščiausio funkcionalumo lygio, ypač gerai pritaikytos didelėms organizacijoms. Tuo tarpu SaaS sistemos tampa vis populiaresnės smulkaus ir vidutinio verslo savininkų tarpe dėl mažesnių investicijų ir lengvesnio prieinamumo.

Paprasčiausia verslo valdymo sistema jums leidžia kurti darbų ir kainų paskaičiavimus (sąmatas) su jų dedamosiomis. Kai užsakymas paruoštas, remiantis faktinėmis kiekvieno darbo elemento sąnaudomis iš visų reikalingų produkcijai elementų, įvertinus pospaudiminius ir pristatymo procesus (šias išlaidas privalėsite įvesti į sistemą), sistema sugeneruos oficialų jūsų įmonės pasiūlymą, kurį bus galima tiesiogiai nusiųsti klientui elektroniniu paštu. Sugeneruota sąmata lieka sistemoje ir laukia kliento patvirtinimo, o gavus patvirtinimą, sistema parenka įvairius darbo gamybos procesus ruošiantis gamybos planavimui. Iš čia gaunamas tiesioginis darbo numeris arba elektroninis „dokumentas“, kuris bus naudojamas visiems darbo elementams identifikuoti darbo eigoje.

Viskas tampa sudėtingiau perėjus prie gamybos planavimo. Pavyzdžiui skambučių klientams planavimas naudojant informaciją, surinktą iš žmonių parduotuvėje, meno studijoje ar gamybos patalpose arba tiesiogiai iš pačios gamybos objekto. Prie informacijos valdymo sistemos prijungę savo įrangą galite realiu laiku matyti spausdinimo ir pospaudos (apdailos) prietaisų veikimą, tad darbuotojai, planuojantys uždavinius, turi galimybę stebėti, kurios spaudos mašinos yra užimtos, nenaudojamos ar net neveikiančios. Tai vadinama gamybos duomenų rinkimu.

Kai kurios verslo valdymo sistemos gali automatizuoti netgi užbaigtų ir supakuotų gaminių siuntimą, prie sistemos prijungiant kurjerių kompanijas. Tokiu būdu pristačius gaminį, sistema automatiškai išsiunčia sąskaitą klientui. Taip pat daugelis sistemų leidžia prisijungti prie populiarių buhalterinės apskaitos programų.

Vien šių funkcijų naudojimas pagerina kompanijos efektyvumą ir sutaupo daug laiko, tačiau tinkamai naudojama verslo valdymo sistema pateikia daugybę ataskaitų, leidžiančių nustatyti nepageidaujamus nukrypimus jūsų spausdinimo versle, kurie kitaip liktų nepastebėti ir kainuotų kompanijai nemažus pinigus.

Kaip teigia SaaS informacijos valdymo sistemų platintojas Jungtinėje Karalystėje Wayne Becket iš kompanijos Resolve Business Management, verslo valdymo sistemų ataskaitų analizės yra labai svarbios kiekvienos spausdinimo kompanijos pelningumui. „Daugelis spaustuvių naudojasi skaičiuoklėmis ir kainoraščiais, kad įvertintų darbus“, – sako jis. „Tačiau mane domina tai, kad vis dar  daug bendrovių neturi įdiegto ataskaitų teikimo mechanizmo, tiksliai nežino, ar faktinės išlaidos kada nors atitiko numatytas išlaidas. Paklausti, ar jie žino, kiek uždirba iš kiekvieno atlikto užsakymo, jie neturi galimybės atsakyti į šį klausimą.“

„Tikslas yra turėti sąmatą lyginančią numatytas ir faktines išlaidas. Tai paprasta ataskaita, kurią mūsų sistema gali jums atsiųsti  elektroniniu paštu kiekvieną vakarą ar rytą. Ataskaitoje matysite, kiek jūs uždirbote ar praradote dėl kiekvieno jūsų vykdomo darbo. Ataskaita yra išskaidoma pagal skyrius ir jei nuvertinote save, tai bus pažymima juodai, o pervertinus savo pajėgumą, jis paryškinamas raudona spalva. Ši paprasta ataskaita kasmet gali sutaupyti tūkstančius kiekvienai spausdinimo įmonei. “

Viena geriausiai stendų ir reklaminių iškabų gamybos sektoriuje įsitvirtinusių informacijos sistemų valdymo programų yra Windows operacinei sistemai pritaikyta programa Clarity.  Imran Hussain iš Clarity Software šią programą apibūdina kaip geriausią darbuotoją, kokį kada nors turėjote. “Jis žino viską apie savo klientus, gali sekundėmis tiksliai įvertinti bet kokį darbą, išspręsti visas planavimo problemas ir tiksliai pasakyti, koks pelningas bus kiekvienas darbas “, – sako jis. „Todėl labai svarbu, jog planuodami verslo augimą, turėtumėte būdą peržiūrėti savo verslo rezultatus. Buhalterinės apskaitos programinė įranga parodys finansinius rezultatus, bet nenurodys, kaip galite padidinti pelną ir sumažinti nuostolius. Šiais laikais naudodamiesi verslo valdymo sistemomis, galite tiksliai išanalizuoti, kurie klientai, produktai, mėnesiai ir net darbuotojai generuoja daugiausia ir mažiausiai pajamų. Todėl nesunku pastebėti, kur yra augimo galimybės. “

Voodoo DesignWorks – gerai įrengta Bristolio įmonė, gaminanti reklamines iškabas ir dirbanti su plataus formato įranga ir automatizuotomis spausdinimo apdailos pospaudos sistemomis. 2017 metais kompanija kreipėsi į Clarity Software siekdama užsitikrinti visos savo darbo eigos matomumą tam, kad galėtų tiksliau sekti darbus ir supaprastinti procesus. Tam tikros darbo eigos sritys reikalavo tobulinimo ir geresnio matomumo, siekiant užtikrinti maksimalų įmonės efektyvumą.

Voodoo direktorius Julian Dobson teigia, jog nuo pat pradžių įdiegus informacijos valdymo sistemą, niekas nebepraslydo nepastebėtas. „Dabar tiksliai žinome, kiek kainuoja pagaminti daiktus ir kokia yra jų gamybos laiko vertė“, – sako jis. „Clarity leidžia pažvelgti į savo verslą iš bet kokios perspektyvos, o kai tai padarysite, atradimai tikrai nustebins. Galite pamatyti, kas uždirba pinigus, kas eikvoja laiką ir kur švaistomos pastangos.“

Personalizuotos reklamos gamybos įmonės ir nedidelės reklamos iškabų parduotuvėlės, ieškančios paprasto pigaus sprendimo, kaip viską atlikti, galbūt norės apsvarstyti shopVOX – išsamų, lengvai naudojamą SaaS debesies pagrindu sukurtos programinės įrangos įrankį iš JAV įsikūrusios Techvox Inc. kompanijos, turinčios daugiau nei 3000 klientų visame pasaulyje. Bendrovė pripažįsta, kad nėra dviejų vienodų parduotuvių ir kad vienas dydis ne visada tinka visiems, todėl „shopVOX“ teikia individualizuotas kainas ir pasirinktinius darbo procesus, pagrįstus konkrečiais verslo poreikiais. „ShopVOX“ vartotojai gali valdyti pardavimus, užklausas, atsargas, gamybą, sąskaitas, personalą, klientus ir medžiagų tiekėjus.

„Mažai spausdinimo kompanijai yra labai sudėtinga išsiaiškinti, ar jau yra reikalingas sekantis žingsnis naudojantis Word redaktoriumi, Excel lentelėmis ar brėžiniu ant popieriaus”, – sako „shopVOX“ vadovė Haylee Benton. „Mano patarimas yra kuo greičiau pereiti prie patobulintos verslo programinės įrangos. Nemanykite, kad esate per maži, nes sistemas įdiegti, kol esate maža kompanija yra daug lengviau, nei jai jau išsiplėtus. Pagalvokite apie naująją programinę įrangą kaip apie procesą, kuris padės verslui judėti į priekį. Tai investicija, kurią su kaupu susigrąžinsite keturis kartus. Galbūt žvelgiate į programinę įrangą, kuri, jūsų manymu, jums yra tobula, ir manote, kad jos kaina jums yra per aukšta. Tačiau, ką jūs turite padaryti, tai išmokti pažvelgti į tai kitaip ir nuoširdžiai pagalvoti apie laiką, kurį galėtumėte sutaupyti ir paversti tai pinigais.“

Printologic yra dar viena žemesnės kainos debesies pagrindu sukurta informacijos valdymo sistema, kuri gali būti valdoma Windows ir Mac kompiuteriais ar net mobiliuoju telefonu. Programinė įranga suteikia viską, ko reikia spausdinimo įmonei valdant spausdinimo verslą. Pradedant skaičiavimais, paslaugų užsakymu, pristatymo dokumentų parengimu, atsargų kontrole, sąskaitomis, valdymo ataskaitomis, rinkodara ir bendrojo dienoraščio sistema.

Komercinė spaustuvė Šefilde Myprint Partners siūlo visas vidaus spausdinimo paslaugas nuo litografijos iki skaitmeninio ir plataus formato spausdinimo. 2016 metais generalinis direktorius Richard Green priėmė sprendimą pereiti prie Printlogic, nusprendus, jog programinė įranga yra lengvai naudojama ir įdiegiama. „Iš pradžių prireikė minimalios informacijos, kad ji pradėtų veikti ir Printologic komanda buvo labai naudinga ir atsakinga“, – sako jis. „Jie pateikė ekspertų patarimus dėl sistemos ir pademonstravo ne tik savo programinės įrangos, bet ir pramoninės spaudos rinkos žinias. Mes pastebėjome, jog sistema yra ypač patikima ir mums padėjo supaprastinti verslo valdymą, sumažinant mūsų administravimą maždaug 75 procentais. Ji lengvai susiejama su mūsų sąskaitų sistema ir sukuria nenutrūkstamus procesus.”

Tharstern Windows pagrindu sukurta verslo valdymo sistema, skirta didelės apimties klientams, lengvai valdo sudėtingas užduotis nuo apskaičiavimo iki gamybos, pristatymo ar net įdiegimo. Tharstern laikosi pragmatiško požiūrio, jog tinkamos informacijos valdymo sistemos pasirinkimas yra sudėtinga užduotis ir teisingo sprendimo priėmimas pareikalaus nemažai laiko ir pastangų norint atrasti programą, atitinkančią individualius kompanijos poreikius.

Pasak Tharstern marketingo atstovės Amandos Newman, daugybė spaustuvių investuoja į verslo valdymo sistemas tikėdamiesi padaryti gyvenimą paprastesniu. „Deja, taip nėra, – sako ji. „Įmonės neįdiegia naujos verslo valdymo sistemos, kad kiekvienam būtų suteikta daugiau laisvo laiko arba kad reikėtų mažiau darbuotojų įgūdžių ir patirties; jie įdiegia naują verslo valdymo sistemą todėl, kad nori tapti geresni, greitesni ir protingesni. Jie nori tobulėti ir pralenkti savo konkurentus. Jie nori geriau ir greičiau aptarnauti klientus ir sumažinti pasikartojančias administracines užduotis, kad jų komanda galėtų atlikti svarbesnes užduotis. Jie nori patobulinti audito eigą, kad galėtų pagerinti kokybės standartus, ir nori daryti įdomius dalykus naudodami naujas technologijas. Geriau? Taip. Lengviau? Nebūtinai.“

Verslo valdymo sistemų pritaikymas jums

Viena didžiausių klaidų, kurias gali padaryti įmonė besirenkanti verslo valdymo sistemą, yra mokymosi kreivės pervertinimas. Nors kruopščiai įdiegta ir integruota verslo valdymo informacinė sistema gali padėti spausdinimo įmonėms optimizuoti jų procesų lankstumą ir efektyvumą, tačiau kelias link verslo valdymo sistemų nirvanos yra padengtas kompanijomis, kurios pasitraukė į šalikelę nesugebėjusios pilnai integruoti sistemų dėl tyrimų trūkumo. Vienas geriausių patarimų – sudaryti galimų verslo valdymo sistemų sąrašą ir paprašyti tiekėjų supažindinti jus su jų klientais, dirbančiais jūsų sektoriuje. Tokiu būdu jūs gausite informaciją apie programų įdiegimą ir naudojimą iš pirmų lūpų. Tai suteiks jums galimybę atpažinti kliūtis, tokias kaip darbuotojų apmokymai, ir padės išsirinkti labiausiai jūsų kompanijai pritaikytą programą.

Sėkmingas programos įdiegimas kompanijoje pareikalaus kiekvieno kompanijos darbuotojo dėmesio, ir nors greitas pritaikymas yra visų trokštamas dalykas, tokie pasikeitimai negali būti pasiekiami per porą dienų. Pristatykite verslo valdymo sistemas palaipsniui, kelių mėnesių bėgyje.

Pavyzdžiui, pirmiausia pajunkite sistemą klientų užklausoms. Kai darbuotojai įpras prie sistemos ir išmoks ja naudotis, galite pereiti prie kitos srities. Antra dažniausiai daroma klaida sistemos įdiegime, po nepakankamo darbuotojų įsitraukimo į procesus, yra iškelti nerealistiški tikslai ir galimų klaidų nepaskaičiavimas.

Verslo valdymo sistema galiausiai padės jums lengviau konkuruoti su kitomis jūsų sferos įmonėmis. Jūs galėsite stebėti ataskaitas ir identifikuoti, kas veikia jūsų kompanijoje, o kas ne ir lengviau susitvarkyti su užklausomis, automatizuoti gamybą ir jos planavimo sistemas. Jūs tikrai nesigailėsite šios investicijos. Viskas, ką dabar turite padaryti, tai atrasti sistemą labiausiai tinkančią jūsų įmonei.

Tikėtina, kad padidėjęs darbuotojų dėmesys ir įsitraukimas į teigiamo rezultato kūrimą, procesų estetika, augančios kompanijos kompetencijos ir inovacijos taps jūsų konkurenciniu pranašumu ir įmonės vystymosi varomąja jėga.


SUSISIEKITE