Rinkoje įsitvirtina išorinė spausdinimo valdymo paslauga, kai visą spausdintuvų, kopijavimo aparatų, skenerių ūkį, jo administravimą bei priežiūrą perima šioje srityje besispecializuojanti įmonė.
Ypač ši paslauga patraukli didelėms, daug filialų turinčioms įmonėms. „Tarp mūsų klientų – „SEB bankas“, „Lietuvos draudimas“, Vilniaus oro uostas, Lietuvos verslo paramos agentūra (LVPA), „DNB bankas“, „Ūkio banko lizingas“, – sako Vykintas Stakėnas, Atea grupės įmonės „Biznio mašinų kompanija“ (BMK) – XEROX partnerio Baltijos šalims – generalinio direktoriaus pavaduotojas verslo plėtrai. – Tai, kad šia paslauga labiausiai domisi finansų įmonės, nestebina – jie juk moka skaičiuoti ir supranta, kas apsimoka, o kas ne.“
Nori taupyti? Skaičiuok!
Šių metų kovą 52 padalinius ir klientų aptarnavimo skyrius visoje Lietuvoje turintis Šiaulių bankas nusprendė spausdinimo ir kopijavimo ūkio priežiūrą atiduoti į profesionalų rankas.
„Tokiai įstaigai kaip bankas be galo svarbu, kad visa veikla vyktų sklandžiai ir greitai. Labai branginame savo klientų laiką, norime, kad mūsų darbuotojų veikla būtų kuo efektyvesnė, todėl negalime leisti, kad darbus stabdytų techninės problemos, pavyzdžiui, „streikuojantis“ spausdintuvas ar eilės prie kopijavimo aparato. Dar viena priežastis, dėl ko ryžomės šį darbą patikėti išorinei įmonei – noras sutaupyti, – sako Jonas Bartkus, Šiaulių banko Informacinių technologijų tarnybos vadovas. – Manome, kad ilgainiui spausdinimo išlaidos sumažės apie 16 proc. Paslauga naudojamės tik pusmetį, per tą laiką įvyko įvairių struktūrinių pokyčių, tad kol kas sunku pasakyti, koks yra sutaupymo mastas, bet iš principo ji jau pateisino mūsų lūkesčius: banko IT personalas nebeturi rūpintis spausdintuvų ūkiu, todėl gali susitelkti ties kitais darbais, o darbuotojai visada sulaukia skubios pagalbos sprendžiant su spausdinimu ar kopijavimu susijusias problemas.“
Pasak V. Stakėno, dažniausiai būtent siekis sumažinti spausdinimo kaštus jų klientus verčia pereiti prie išorinės spausdinimo ir kopijavimo ūkio priežiūros paslaugos. „Atėję į įmonę ar įstaigą pirmiausia du mėnesius atliekame visos įrangos stebėseną, pagal kurios rezultatus nustatome esamą vieno spaudo kainą. Spaudo kaina – objektyviausias išlaidų mato vienetas. Jis kur kas geriau parodo situaciją nei bendri spausdinimo kaštai, nes spausdinimo apimtys gali labai greitai keistis. Kai žinome, kiek kainuoja vienas spaudas, tik tada galime ieškoti būdų, kaip sumažinti jo kainą.“
Išlaidas generuoja perteklinė įranga
Spaudos kainą nulemia daugybė faktorių: įrangos kiekis bei techninė būklė, efektyvumas, spausdinimo procesai, naudojamos eksploatacinės medžiagos ir kt. Dažnai įmonės mano, kad jei jų įranga nauja, tai ir dirba optimaliai. Kaina priklauso ne tik nuo įrangos kokybės, bet ir nuo to, kaip sudėliotas jos tinklas. Didžiausias nereikalingų išlaidų generatorius – perteklinė įranga. Kuo didesnė organizacija, tuo daugiau nenaudingos įrangos ji prisiperka. Paprastai po optimizavimo nelieka apie 50 proc. įrangos.
„Tenka susidurti su atvejais, kai suvilioti didesnės nuolaidos pirkimų specialistai priperka daugiau įrangos nei tuo metu reikia. Tarkime, perkant ne du, o tris kopijavimo aparatus pritaikoma 20 proc. nuolaida. Negalėdami atsispirti nuolaidų pagundai pirkimo specialistai vietoje planuotų dviejų nuperka tris aparatus. Ar įmonė laimi dėl šios nuolaidos? Ne, ji išleidžia daugiau pinigų ir dar pastato papildomą elektros energiją naudojantį aparatą.
Taip pat „nematomų“ išlaidų pridaro ir netinklinė įranga, todėl vertindami kliento spausdinimo ūkį siekiame, kad tokios neliktų. Jei tokios įrangos yra, negalime stebėti visų procesų bei išlaidų ir pasakyti klientui, kiek tiksliai jis spausdino ir kiek jam tai kainavo. Tik žinant esamą situaciją galima užsibrėžti kokius nors tikslus: pavyzdžiui, sumažinti spaudų skaičių ar jų kainą“, – tvirtina V. Stakėnas.
Pasak jo, būtent perėjimas nuo fiksuotų kaštų prie kintamų yra vienas didžiausių šios paslaugos privalumų. Moki tik už tiek, kiek išspausdini. Jei spausdini mažiau – susimažini ir kaštus. Taigi gali tiesiogiai daryti jiems įtaką, kas sudėtinga pačiam valdant ūkį, kai reikia investuoti nemažus pinigus į nuolatinį įrangos atnaujinimą.
Vilioja papildomos galimybės
Spaudų valdymo paslauga gali būti diegiama įvairia apimtimi. Kai kurios įstaigos iš jos tikisi ne tik taupymo, bet ir kitokių galimybių. „Populiari saugaus spausdinimo ir skenavimo funkcija, kuri dažniausiai realizuojama per kortelinę sistemą, – teigia V. Stakėnas. Spausdintuvas pradeda veikti tik tada, kai prie kortelių skaitytuvo priglaudžiama įėjimo kortelė. Taip užtikrinama, kad išspausdintus lapus pasiims juos paleidęs darbuotojas, o nuskenuotas dokumentas nukeliaus tiesiai į jo elektroninį paštą – nereiks suvedinėti adreso ir nebus galimybės jo išsiųsti už įmonės ribų.“
