Šiaulių banke darbuotojų autorizacijos ir skenavimo procesų optimizavimo sprendimai
„Esame didžiulė organizacija, jungianti beveik 800 darbuotojų 37-iuose Lietuvos miestuose. Mūsų prioritetas – būti arčiau klientų. Todėl turime plačiausią jų aptarnavimo skyrių tinklą, šiuo metu veikia net 59 padaliniai. Įgyvendindami tokią plėtrą, puikiai suprantame tvarumo ir savo atsakomybės svarbą. Ne veltui nuolat ieškome galimybių, kaip efektyvinti kasdienę veiklą. BMK yra vienas iš šių sprendimų. Kartu bendradarbiaujame jau ilgą laiką – pradėjome nuo dalies naudojamų spausdintuvų diegimo, o dabar jau visa spausdinimo-skenavimo infrastruktūra yra mūsų partnerių rankose. Šią ilgalaikę bendradarbiavimo patirtį išties vertiname: tinkamai anksčiau vykdyti projektai ir tvarus požiūris leido rasti tinkamiausius sprendimus“
Simas Žemaitis, Šiaulių banko Infrastruktūros administravimo skyriaus vadovas
Kelias į sėkmingą partnerystę yra grįstas pasitikėjimu, abipusiu sutarimu ir vieninga vizija. Tokią mintį vysto naujoji Šiaulių banko reklaminė kampanija, kurios pagrindinė žinutė – „Aš ištariau taip“. Ji galėtų būti puikiai pritaikoma ir šios finansų bendrovės bei IT įmonės „Biznio mašinų kompanija“ (BMK) jau devynerius metus trunkančiai partnerystei. Per šį bendradarbiavimo laiką BMK Šiaulių bankui įdiegė ne vieną inovatyvų, procesus iš esmės keičiantį sprendimą, o dabar sėkmingai baigė darbuotojų atpažinimo sistemos diegimo ir skenavimo procesų optimizavimo darbus. Tačiau visa tai pasiekti, partnerių teigimu, pavyko tik vystant konstruktyvų dialogą, kuris būtent ir lemia stiprių idėjų atsiradimą.
Technologijos – tik įrankis
Naujausias beveik dešimtmetį trunkančio Šiaulių banko ir BMK bendradarbiavimo rezultatas – vieningos dokumentų skenavimo darbo eigos automatizavimas. Šis sprendimas pakeitė ankstesnę sistemą, kuomet darbuotojai visus skenuotus dokumentus, sutartis, paso ir tapatybių kortelių kopijas siųsdavo į savo elektroninį paštą, o iš jo keldavo į dokumentų valdymo sistemą (DVS).
Todėl, Šiaulių banko Infrastruktūros administravimo skyriaus vadovo Simo Žemaičio teigimu, toks veiklos procesų atnaujinimas išties pasiteisino. Pasak jo, sprendimas patobulino skenavimo infrastruktūrą, padidino veiklos saugumą. Taip pat – optimizavo skenuotų dokumentų perkėlimo į DVS sistemą procesus. Dabar patikima darbuotojų autorizacijos sistema sumažina galimų klaidų tikimybę iki minimumo, o sukurti skenuojamų dokumentų šablonai taupo jų apdorojimo laiką ir užtikrina geresnę skenuoto failo kokybę.
„Esame didžiulė organizacija, jungianti beveik 800 darbuotojų 37-iuose Lietuvos miestuose. Mūsų prioritetas – būti arčiau klientų. Todėl turime plačiausią jų aptarnavimo skyrių tinklą, šiuo metu veikia net 59 padaliniai. Įgyvendindami tokią plėtrą, puikiai suprantame tvarumo ir savo atsakomybės svarbą. Ne veltui nuolat ieškome galimybių, kaip efektyvinti kasdienę veiklą. BMK yra vienas iš šių sprendimų. Kartu bendradarbiaujame jau ilgą laiką – pradėjome nuo dalies naudojamų spausdintuvų diegimo, o dabar jau visa spausdinimo-skenavimo infrastruktūra yra mūsų partnerių rankose. Šią ilgalaikę bendradarbiavimo patirtį išties vertiname: tinkamai anksčiau vykdyti projektai ir tvarus požiūris leido rasti tinkamiausius sprendimus“, – sako S. Žemaitis.
Savo ruožtu BMK projektų vadovas Jonas Gibavičius priduria: šįkart partneriams buvo pasiūlyta „Optimidoc“ programinė įranga, leidžianti patikimai automatizuoti darbuotojų autorizaciją ir dokumentų skenavimo procesus. Toks sprendimas, pasak jo, yra lengvai pritaikomas individualiems kliento poreikiams, veikia su skirtingų gamintojų – „Lexmark“, HP, „Xerox“ – įrenginiais.
„Taip pat paprastai išplečia esamos sistemos funkcionalumą, prisitaiko prie užsakovo norų bei esamos infrastruktūros. Jis ir patogus, saugus, tikslus, mažinantis galimas klaidas bei darbui atlikti reikalingus veiksmus. Tačiau taip apibūdinti galima ne vieną sprendimą. Todėl mums kaskart svarbiau yra įsigilinti į individualią kliento situaciją, įvertinti kiekvienos esamos sistemos privalumus, trūkumus, veikimo galimybes, parinkti tokią, kuri geriausiai tiktų konkrečios įmonės veiklai. BMK inžinerijos bei vadybos specialistai puikiai supranta, kokie iššūkiai lydi kliento darbą ir kaip juos tinkamai išspręsti. Pasitelkdami turimas sistemas, mūsų ekspertai sprendimus pritaiko esamoms reikmėms. Tai yra esminė mūsų stiprybė – praktinė intelektinė patirtis. Technologijos ją tik papildo“, – akcentuoja J. Gibavičius.
Dešimteriopa sprendimo plėtra
Vertindami projekto rezultatus, kalbinti pašnekovai vieningai sutaria: kaskart pasiteisina ir įdėtas darbas, ir pradžiugina bendri pasiekimai. Šis darbuotojų autentifikavimo sprendimas buvo išplėstas nuo 30 įrenginių iki 248 visoje Lietuvoje, kiekviename banko skyriuje. Jis leido optimizuoti kliento procesus, sukurti apčiuopiamą vertę, pajusti pokyčių naudą. Visa tai, anot J. Gibavičiaus, BMK komandai yra didžiausias įkvėpimas.
„Svarbiausia projekto sėkmės sudedamoji yra kvalifikuoti ekspertai. Jie, šiuo atveju, siūlo ne tik standartines spausdinimo bei skenavimo paslaugas, bet ir įsigilina į kliento verslo poreikius, supranta, kokią naudą teikia įranga, pritaiko jos galimybes prie veiklos procesų. Todėl save vadiname profesionaliais integratoriais. Mes tobuliname jau naudojamas sistemas ir pasiūlome dar inovatyvesnius sprendimus. Taip nutiko ir bendradarbiaujant su Šiaulių banku. Klientas nuo pat partnerystės pradžios pasirinko teisingus partnerius bei sistemą, atvirą tobulinimams. Todėl dabar džiaugiasi galimybe minimaliomis išlaidomis stipriai pasistūmėti į priekį valdant verslo dokumentų sisteminimo procesą“, – pažymi J. Gibavičius.
Šiai nuomonei pritaria ir S. Žemaitis. Jis pabrėžia – BMK ekspertiškumas leido Šiaulių bankui įgyvendinti skaitmeninės transformacijos procesą visoje Lietuvoje.
„Įdiegę sprendimą, dabar automatizuotai valdome skenuojamą informaciją. Tai užtikrina žmogiškųjų klaidų pašalinimą, aukštą dokumentų kokybę, jų apsaugą. Skaitmenizuodami procesus, stipriai sumažinome ir popieriaus poreikį. Mūsų spausdinamų dokumentų kiekis sumažėjo net 30 proc.“, – apie projekto privalumus kalba S. Žemaitis.
Partnerystė tęsis
Paklaustas, ar partnerystė su BMK tęsis, Šiaulių banko Infrastruktūros administravimo skyriaus vadovas tikina – ateityje drauge planuojamas ir tolimesnis tvarių projektų įgyvendinimas.
„Šį bendradarbiavimą vertiname puikiai. BMK specialistai suprato mūsų lūkesčius, suvaldė ir greitai bei kokybiškai įdiegė sprendimą, jį įgyvendino visuose klientų aptarnavimo skyriuose. Tikime, kad ateityje bendrų darbų bus dar daugiau, kadangi jau pasiekti rezultatai mus ypač džiugina“, – teigia S. Žemaitis.
Tuo tarpu J. Gibavičius papildo: kiekvienas toks projektas yra, pirmiausia, iššūkis sau, kadangi kaskart dėl kliento turi padaryti daugiau, pasistengti labiau ir pasiūlyti pačią geriausią sprendimo alternatyvą.
„Tik taip gali tikėtis tolimesnio sutarimo. Kiekviena sistema turi veikti kaip vieningas organizmas, sprendžiantis kliento sunkumus. Ji gali būti pritaikoma labai įvairiapusiškai, tačiau norint atskleisti visą sprendimo potencialą, būtinas ekspertinis požiūris. Juo vadovaudamiesi ir galime didžiuotis pasitikėjimu, kuriuo matuojame savo verslo sėkmę“, – reziumuoja BMK atstovas.
BMK žiniasklaidoje: Šiaulių banke spartesni veiklos procesai, išaugęs saugumas, sumažėjusi klaidų tikimybė
Kelias į sėkmingą partnerystę yra grįstas pasitikėjimu, abipusiu sutarimu ir vieninga vizija. Tokią mintį vysto naujoji Šiaulių banko reklaminė kampanija, kurios pagrindinė žinutė – „Aš ištariau taip“. Ji galėtų būti puikiai pritaikoma ir šios finansų bendrovės bei IT įmonės „Biznio mašinų kompanija“ (BMK) jau devynerius metus trunkančiai partnerystei. Per šį bendradarbiavimo laiką BMK Šiaulių bankui įdiegė ne vieną inovatyvų, procesus iš esmės keičiantį sprendimą, o dabar sėkmingai baigė darbuotojų atpažinimo sistemos diegimo ir skenavimo procesų optimizavimo darbus. Tačiau visa tai pasiekti, partnerių teigimu, pavyko tik vystant konstruktyvų dialogą, kuris būtent ir lemia stiprių idėjų atsiradimą.
Patikima darbuotojų autorizacijos sistema sumažina galimų klaidų tikimybę iki minimumo, o sukurti skenuojamų dokumentų šablonai taupo jų apdorojimo laiką ir užtikrina geresnę skenuoto failo kokybę.
„Esame didžiulė organizacija, jungianti beveik 800 darbuotojų 37-iuose Lietuvos miestuose. Mūsų prioritetas – būti arčiau klientų. Todėl turime plačiausią jų aptarnavimo skyrių tinklą, šiuo metu veikia net 59 padaliniai. Įgyvendindami tokią plėtrą, puikiai suprantame tvarumo ir savo atsakomybės svarbą. Ne veltui nuolat ieškome galimybių, kaip efektyvinti kasdienę veiklą. BMK yra vienas iš šių sprendimų. Kartu bendradarbiaujame jau ilgą laiką – pradėjome nuo dalies naudojamų spausdintuvų diegimo, o dabar jau visa spausdinimo-skenavimo infrastruktūra yra mūsų partnerių rankose. Šią ilgalaikę bendradarbiavimo patirtį išties vertiname: tinkamai anksčiau vykdyti projektai ir tvarus požiūris leido rasti tinkamiausius sprendimus“, – sako S. Žemaitis, Šiaulių banko Infrastruktūros administravimo skyriaus vadovas.
Visą straipsnį skaitykite: VZ.LT
HP
Lexmark
Brother
BMK prisidėjo prie Ukmergės rajono savivaldybės ir mokyklų iniciatyvos „ITMAGNETAS“
Švietimas – viena sričių, kuriai visa UAB „Biznio mašinų kompanija” švietimo skyriaus komanda skiria daug dėmesio. Mielai prisidedame prie naudingų ir įdomių iniciatyvų.
„ITmagnetas“ projekto idėja mus sužavėjo nuo pat pradžių, todėl džiaugiamės, galėdami prisidėti prie šios puikios idėjos įgyvendinimo.
Erdvė „ITmagnetas“- tai galimybė kiekvienam mokyklos ar lopšelio-darželio bendruomenės nariui naudotis nemokamomis kopijavimo ir skenavimo, informacijos paieškos paslaugomis. Net dvidešimt dvejose rajono švietimo įstaigose bus sukurtos erdvės, kur kiekvienas mokyklos narys galės atlikti mokymosi užduotis, susitikti su draugais ar tiesiog pailsėti.
Šiam projektui skirti net 25 “Xerox 5325” spausdinimo įrenginiai.
“Dovanojame puikius multifunkcinius Xerox įrenginius, kurie spausdina, skenuoja ir kopijuoja, ir vis dar atlieka svarbų vaidmenį informacijos kūrimo ir apdorojimo procese. Linkiu, kad tokių erdvių kurtųsi kuo daugiau Lietuvos mokyklose, kad mažėtų atskirtis ir rastųsi kuo daugiau bendrumo ir patogumo“,- savo mintimis ir palinkėjimais dalinosi D. Viskontienė.
Daugiau apie projektą skaitykite čia.
BMK žiniasklaidoje: kaip mes integruojame dokumentų skaitmeninimo sprendimus organizacijose?
Tyrimų bendrovė „International Data Corporation“ (IDC) praėjusių metų prognozės teigė, jog 60 proc. TOP 2000 pasaulio kompanijų iki 2021-ųjų savo verslą ketina pritaikyti ateities veiklos modeliui. Tai adaptyvus, protingas, virtualų ir fizinį darbus suderinantis išmanusis biuras, skirtas gerinti darbuotojų patirtį bei didinti jų produktyvumą. Šių tikslų įgyvendinimą užtikrina informacijos ir dokumentų skaitmeninimas.
Tokiu keliu verslas jau seniai žengia visame pasaulyje, o pandemija procesus tik paspartino, todėl sklandžiam prisitaikymui prie ateities veiklos modelio savo patirtį ir inovacijas siūlo bendrovė „Xerox“. Tuo tarpu įmonės įgaliotasis partneris Lietuvoje – „Biznio mašinų kompanija“ (BMK) – rūpinasi, jog visi dokumentų skaitmeninimo sprendimai būtų integruoti inovatyviai, patogiai, saugiai bei tiksliai.
Skaitmeninimas – strateginė kryptis
Verslo aplinkos pokyčius stebintys specialistai tikina – šiuolaikinis biuras kinta ir evoliucionuoja nuolatos. Šį procesą lemia technologijų progresas, demografiniai rodikliai, didėjantis nuotolinio darbo poreikis. Todėl, anot specialistų, darbuotojai prie pokyčių turi prisitaikyti valdydami informacinį chaosą – skirtingais keliais juos pasiekiančius dokumentus: popierinius, skaitmeninius, garsinius bei vaizdinius, struktūruotus ir be jokios struktūros duomenis.
Tai daryti tampa ne tik svarbu, bet ir labai sudėtinga. Juolab, kai tikimąsi, jog informacijos bei duomenų kiekis šiandienos skaitmeniniame pasaulyje dvigubės kas du metus. Taip perėjimas į tokį ateities veiklos modelį už nugaros vis dažniau palieka popierinius dokumentus ir iškelia jų automatizavimo būtinybę. Informacijos bei verslo procesų valdymui gyvybiškai svarbūs tampa išmanūs bei inovatyvūs sprendimai.
Tokią nūdieną mato ir „Xerox“ vadovė Baltijos šalims ir Moldovai Asta Dekinienė. Jos teigimu, verslui šiuo metu būtina kurti darbo aplinką, kuri teiktų darbuotojams galimybę paversti duomenis į vertingą informaciją. Būtent pastaroji leidžia kurti, gaminti ir parduoti prekes bei paslaugas.
Ne veltui, pasak A. Dekinienės, greičiausiai dokumentų skaitmeninimo keliu žengia bankų bei draudimo sektoriai, tačiau šis pokytis vis aktualesnis ir prekybininkams, logistikos bendrovėms. Pasaulinė COVID-19 pandemija tik paspartino proceso imtis dar didesnę dalį EMEA regiono įmonių ir nors tarp Baltijos šalių Estija jį įgyvendina greičiausiai, Lietuva taip pat neatsilieka.
„Verslo sėkmė šiandieninėje rinkoje matuojama efektyviais dokumentų ir informacijos valdymo bei naudojimo būdais. COVID-19 pandemija dar pagreitino šiuos procesus, nes įmonės labiau susidomėjo skaitmeninimu. Siekdamas prisitaikyti prie besikeičiančių sąlygų, verslas ėmėsi transformuoti savo įprastą veiklos modelį, nes klientai nori pirkti ar būti aptarnaujami kitaip, nei buvo įpratę iki šiol. Todėl mes siūlome įvarius šios skaitmeninės transformacijos sprendimus, nes toks pokytis nėra susijęs tik su dokumentais bei informacija. Tai verslo strateginė kryptis, kurianti ir didesnę vertę klientams, ir užtikrinanti geresnius veiklos rezultatus“, – apie skaitmeninimo tendencijas kalba A. Dekinienė.
Sprendimus pritaiko ir suasmenina
Vienas išmanaus biuro poreikius ir verslo darbo aplinkos pokyčius atliepiančių sprendimų – būtinybė turėti popierinių bei skaitmeninių dokumentų kelionės žemėlapius. Anot BMK spausdinimo paslaugų pardavimų skyriaus vadovo Andriaus Jakimavičiaus, juo identifikuojamos probleminės bendrovių procesų vietos ir parodoma esama bei suprojektuojama būsima situacijos.
„Šis žemėlapis leidžia pamatyti kliento veiklos spragas ir jas tobulinti. Esame sukaupę solidžią IT kompetenciją dokumentų spausdinimo ir skaitmeninimo srityse, taikome patikimus automatizavimo bei robotizavimo sprendimus. Pasitelkdami juos, identifikuojame didžiausius iššūkius ir kritinius skaitmeninimo aspektus, kurie apsunkina darbą. Todėl, kurdami popierinių bei skaitmeninių dokumentų kelionės žemėlapius, suprojektuojame automatizuotą, efektyvesnę ir tikslesnę darbo aplinką“, – sako A. Jakimavičiaus.
Savo ruožtu A. Dekinienė priduria, jog dokumentų skaitmeninimui „Xerox“ verslui siūlo ir įrenginius, kurie veikia kaip išmaniajame telefone esančios programėlių galerijos. Tai „Xerox® App Gallery“ – skirtingų aplikacijų rinkinys, sukurtas viso pasaulio gamintojų bei skirtas patiems įvairiausiems skaitmeninimo poreikiams. Jis prieinamas ir Lietuvos rinkai, o programėlėmis galima atlikti skirtingus procesus. Pavyzdžiui, pagreitinti dokumentų įkėlimą ar išėmimą iš sistemos, patogiai dalintis duomenimis, pildyti formas, fotografuoti, išversti tekstus, rašto failus paversti garso rinkmenomis.
Visgi, A. Jakimavičiaus teigimu, dėl lietuvių kalbos specifiškumo ar asmeninių klientų poreikių, programėlių naudojimui neretai prireikia sprendimų adaptacijos.
„Todėl mes galime šias aplikacijas individualizuoti. Pasinaudodami „Xerox“ gerąja kitų šalių patirtimi ir baziniais sprendimais, sukuriame programinę įrangą, kurią patobulinę bei įdiegę tarpinę integracinę aplinką, turime įrankį specifiniams klientų poreikiams. Todėl šias dokumentų skaitmeninimo programėles galime pasiūlyti naudoti dar patogiau ir sklandžiau“, – pabrėžia A. Jakimavičiaus.
Apie spausdinimą nebekalba
Daugiau nei dešimtmetį siūliusi valdomą spausdinimo paslaugą (MPS), BMK, kartu su „Xerox“, imasi adaptuoti ir naujosios kartos sprendimą išmaniajam biurui (IWS). Pastarasis, sukurtas 2019-aisiais, kaip pastebi A. Dekinienė, praplečia anksčiau siūlytų paslaugų paketą. IWS pakelia MPS į aukštesnį lygį, o sprendimo naudojimui pasitelkiama analitika, debesų kompiuterija, skaitmeninimas, saugios pažangiausios technologijos, taip užtikrinant dar efektyvesnę darbo aplinką.
„Jei iki tol valdoma spausdinimo paslauga buvo skirta procesus optimizuoti, juos įvertinti ir valdyti turimą įrangą, tai išmaniojo biuro sprendimai yra dar inovatyvesni, atliepiantys organizacijoms pastaruoju metu itin aktualius duomenų saugumo poreikius. Jie praplečia skaitmeninimą, informacijos skenavimą, automatizuoja darbo srautus ir turinio valdymą. Toks procesas turi grįžtamąjį ryšį, nes jį įgyvendinant pasitelkiama analitika, vertinami rodiklių pokyčiai. Tai – nuolatos tobulėjanti sistema, nes naudojami sprendimai ir įrankiai yra skirti analizei, veiklos efektyvumo didinimui ir našesnio darbo užtikrinimui“, – akcentuoja A. Dekinienė.
Tuo tarpu A. Jakimavičiaus papildo – visi minėti sprendimai leidžia verslui prisitaikyti prie kintančios aplinkos, nes vis daugiau informacijos srauto sukuriama ne popieriuje, o sistemose.
„Šiuo metu turime mišrią darbo aplinką – deriname jį biure bei virtualioje erdvėje. Nors popierius vis dar dominuoja, pastarojo nuolatos mažėja ir ateityje aktualesnė bus sistemose sukuriama informacija. Tokia, kurią patogiai galėsime disponuoti, valdyti, pasiimti, grąžinti bei analizuoti. Todėl dar prieš dešimtmetį klausdavome klientų, kokį kiekį dokumentų jie spausdina. Tačiau šiandien kalbame apie darbo efektyvinimą. Save matome kaip integratorius, kurie užtikrins sklandžią verslo veiklą“, – reziumuoja A. Jakimavičiaus.
Publikacija VZ.LT
BMK – „Optimidoc“ „Platinum“ partneris Baltijos šalyse
Šių metų gegužės 1 d. BMK tapo “Optimidoc” “Platinum” partneriu Baltijos šalyse. Tai gamintojo pasitikėjimo ir įvertinimo ženklas, demonstruojantis tvarų bendradarbiavimą Baltijos šalyse.
Džiaugiuosi galėdamas pranešti, kad mūsų partneris UAB “Biznio mašinų kompanija” papildė aukščiausio lygio „Platinum„ partnerių gretas. Tai lėmė puikūs rezultatai ir profesionalus požiūris į bendradarbiavimą. BMK 2021 metus pasitikęs kaip „Gold“ partneris, per pirmąjį ketvirtį pademonstravo puikius rezultatus net ir tokiomis neapibrėžties sąlygomis, kurias turime pastaruoju metu.
Kai partnerius vienija bendras siekis – padėti klientui tobulinti jo verslo procesus, greitai reaguoti į besikeičiančią aplinką ir klientų poreikius – visa tai veda į stiprią ir visiems naudingą partnerystę.
Ačiū BMK kolektyvui
Arnošt Matějka, Pardavimų vadovas Europos-Azijos regione.
Šį partnerystė – tai dar daugiau ir gilesnių žinių bei kompetencijų, vedančių link saugesnės infrastruktūros spausdinimo ir skenavimo procesų optimizavimo, automatizavimo ir dokumentų skaitmenizavimo srityse.
„OptimiDoc“ programinės įrangos sprendimai skirti šiuolaikiniam, išmaniam biurui. Jie padeda organizacijoms spręsti dokumentų skaitmeninimo ir spausdinimo infrastruktūros valdymo klausimus.