„Lietuvos pašte” spausdinimas vyks sklandžiau
AB„Lietuvos paštas” viena iš progresyvių valstybės valdomų įmonių, kurioje sparčiai vykdomos verslo modelio pertvarkos, optimizuojamas valdymas, plečiamas paslaugų spektras, ieškoma naujų rinkų.
Pastarųjų metų pastangos duoda rezultatų – „Lietuvos pašto” pajamos kasmet vis labiau auga, o veikla tapo pelninga. Vis dėlto, kad bendrovė pasiektų tokių rezultatų, būtina buvo efektyvinti veiklą, o vienas iš būdų – sumažinti sąnaudas. Spausdinimo sąnaudų eilutė „Lietuvos pašte”, tikriausiai, geriau matoma nei įprastai, nes siuntoms spausdinami lydintieji dokumentai, išrašomi didžiuliai kiekiai sąskaitų.
Pasak „Lietuvos pašto” (LP) Informacinių technologijų departamento vadovo Sauliaus Jastiugino, buvo būtina optimizuoti spausdinimo įrangos išdėstymą, valdyti spausdinimo kiekius ir sąnaudas, srautus, sukurti saugią spausdinimo aplinką, optimizuoti spausdinimo procesą bei užtikrinti įvairiapusišką šio proceso apskaitą ir kontrolę, ir, be abejo, taupyti darbuotojų laiką. „Seni spausdintuvai keldavo daug problemų, strigdavo, gesdavo ir tai sukeldavo daug rūpesčių IT darbuotojams. Tekdavo rūpintis eksploatacinių medžiagų tiekimu, remontu, pakaitinės įrangos užtikrinimu”, – neseną praeitį mena S. Jastiuginas.
„Konkurso teikti spausdinimo paslaugas reikalavimai buvo tikrai aukšti. Mums pavyko jį laimėti, nes buvo vertinama ne tik kopijos kaina, bet ir panašių projektų patirtis, gamintojo atstovavimo lygis, techninė serviso kompetencija“, – pasakoja konkursą laimėjusios BMK paslaugų verslo vystymo vadovas Genadijus Gricukas.
Įvertinus LP verslo specifiškumą buvo pasiūlytas sprendimas, paremtas „Xerox“ multifunkciniais įrenginiais, „Lexmark” A4 formato spausdintuvais ir „YSOFT“ spaudų valdymo programine įranga.
Projekto metu buvo siekiama sumažinti eksploatuojamos spausdinimo įrangos kiekį, suvienodinti naudojamą spausdinimo įrangą ir taupyti lėšas, skirtas dokumentams spausdinti. Įgyvendinus keliamus tikslus, BMK suteikė galimybę atlikti tikslią spausdinimo, kopijavimo ir skenavimo apskaitą, kontroliuoti spausdinimo įrangos naudojimąsi bei užtikrinti saugų spausdinimą. „YSoft SafeQ“ programinės įrangos pagalba valdoma vartotojų identifikacija ir administravimas bei Saugus spausdinimas, spaudų apskaita, sutrikimų prevencija. LP įdiegta ir nustatyta spalvotų kopijų ribojimo politika.
Sutaupo trečdalį išlaidų
Anot S. Jastiugino, iki optimizavimo LP centriniame biure ir logistikos centre veikė 26 skirtingų modelių 150 spausdintuvų. Spaudų kiekiai įmonėje išties įspūdingi – vien LP siuntų skirstymo centre spaudų kiekiai sudaro apie 147 tūkst. vienetų per mėnesį ir šie skaičiai plečiantis verslui tik auga. Centriniame biure kiekiai taip pat reikšmingi – apie 104 tūkst. vienetų per mėnesį.
Įgyvendinus projektą liko 75 spausdintuvų iš 150, o modelių įvairovė sumažinta nuo 26 iki 5. Ypač įrenginių sumažėjo centriniame biure – liko po 1-2 viename aukšte, t.y. tris kartus mažiau nei prieš projektą. Čia šiuo metu galima naudotis „Xerox“ multifunkciniais įrenginiais, teikiančiais skirtingo formato ir aukštos raiškos spalvotas bei nespalvotas kopijas. Atkreiptas dėmesys ir į dokumentų saugumą – koridoriuose esančiuose spausdintuvuose būtina vartotojų identifikacija. Norint, kad spausdintuvas atliktų užsakyto darbo spausdinimą, vartotojas turi pridėti kortelę su RFID davikliu arba surinkti PIN kodą.
Gamybinėse patalpose naudojami 43 „Lexmark“ spausdintuvai, kurie su viena kasete gali padaryti apie 21 tūkst. kopijų. Šie įrenginiai išsiskiria atsparumu dulkėms, o tai ypač aktualu dirbant gamybinėse patalpose. Pasak S. Jastiugino, įdiegus spausdinimo valdymo paslaugą LP išlaidos spausdintuvų eksploatacijai sumažėjo apie 30%. Įvertinus įrangos nusidėvėjimo kaštus, sumažėjusias elektros sąnaudos, tausojamus IT specialistų laiko resursus galima suskaičiuoti dar didesnę ekonominę naudą.
Darbuotojai pokyčius priėmė
„Nors naujoves su identifikacinėmis kortelėmis, valdymo ekranais darbuotojams buvo kiek neįprastos, ir net jautėsi šioks toks pasipriešinimas, tačiau netrukus visi pajuto naujos tvarkos privalumus ir greitai prisitaikė. Nepriekaištingas spausdintuvų veikimas tapo norma, sutrikimai išsprendžiami per kelias minutes, o sugedus vienam spausdintuvui galima pasiimti atspausdintus dokumentus iš bet kurio kito arčiausiai esančio aparato“, – privalumus vardijo S. Jastiuginas.
Pasak G. Gricuko, paslaugos teikimas vyksta sklandžiai. Šiuo metu skaičiuojama, kad Lietuvos pašte BMK specialistams tenka spręsti vos po 4-5 incidentus per mėnesį 75 spausdintuvų „parke”.
„Analizuojant gaunamą detalią spausdinimo statistiką ieškome galimybių spaudų kiekiui sumažinti. Pirmiausia, identifikuoti daug spaudos resursų eikvojančias funkcijas ir tada ieškoti kiekvienam atvejui tinkamiausio sprendimo“, – apie tolimesnius žingsnius pasakoja BMK paslaugų verslo vystymo vadovas.
Tarptautinis BMK ir Ernst & Young projektas: proaktyvus spausdinimo valdymo paslaugos stebėjimas
Vienai pirmaujančių audito, mokesčių bei verslo konsultacijų paslaugų tiekėjų Baltijos šalyse „Ernst & Young” nusprendus atsinaujinti spausdinimo sistemą, UAB „Biznio Mašinų Kompanija“ ėmėsi projekto įgyvendinimo. Svarbiausi EY poreikiai buvo supaprastinti IT skyriaus darbą, kad darbuotojai galėtų orientuotis į esminius projektus, o ne skirtų daug laiko spausdinimo ūkio priežiūrai. Taip pat, buvo keliami aukšti reikalavimai spausdinimo saugumui, naujas sprendimas turėjo pranokti prieš tai buvusią spausdinimo sistemą. Kitose šalyse EY turi panašų sprendimą kokį siūlo ir BMK, todėl logiškiausias sprendimas buvo sujungti šias spausdinimo sistemas panaudojant jau esamus IT resursus. EY pasiūlymą priėmė ir BMK ėmėsi analizuoti visų Baltijos šalių biurų spausdinimo infrastruktūrą, darbo procesus.
BMK spausdinimo projektų vadovė Toma Jančiauskienė teigia: „Kad sujungti visas šalis į vieną bendrą sprendimą ir kad jis užtikrintai bei saugiai veiktų, reikėjo tinkamų įrankių. Todėl sukūrėme bendrą standartą visoms šalims ir pasiūlėme tarptautinę proaktyvaus stebėjimo paslaugą. Buvo pasirinktas proaktyvus spausdinimo įrangos stebėjimo aptarnavimo modelis. Ši paslauga leidžia identifikuoti eksploatacinių medžiagų poreikį ir pristatyti jas be kliento darbuotojų įsikišimo. Taip pat pasiūlėme aukščiausio lygio suportą (proaktyvaus stebėjimo dėka dar iki klientui sužinant yra išsiunčiama iki 95 % eksploatacinių medžiagų ir pašalinama dauguma gedimų).“
Taigi, klientui nebereikia pačiam kreiptis dėl eksploatacinių medžiagų keitimo ar įrangos gedimų. Matant gedimą, klientas informuojamas, kad BMK inžinieriai atvyksta į nurodytą lokaciją pašalinti gedimo. Taip pat klientas turi galimybę ir pats stebėti viso spausdinimo parko būseną 24/7 veikiančiame portale, užsakyti eksploatacinių medžiagų ir kt. Saugumui užtikrinti naudojama “Ysoft” programinė įranga, kuri užtikrina print follow me funkcionalumą, darbų kontrolę ir teikia išsamias įvairių pjūvių ataskaitas.
Šio sprendimo dėka buvo sukurtas bendras standartas Baltijos šalims. Šiuo metu EY visose Baltijos šalyse naudojasi Xerox įrenginiais, „Ysoft“ programine įranga, pilnu BMK serviso aptarnavimu su proaktyviu spausdinimo infrastruktūros stebėjimu. EY turi galimybę bet kada ir iš bet kur stebėti spausdinimo įrenginių parko būseną, todėl IT darbuotojai vis mažiau laiko skiria periferijos priežiūrai, o taip pat nekaupia sandėliuose atsarginių eksploatacinių medžiagų, turi pilnas darbų ataskaitas, jiems nebereikia rūpintis serviso iškvietimu ar eksploatacinių medžiagų užsakymu.