OptimiDoc
Ysoft
Contex
Civitta
“Tame pačiame aukšte, kuriame įsikurs naujasis mūsų biuras, dirba dar kelios skirtingos įmonės, todėl labai svarbu tinkamai užtikrinti konfidencialią mūsų klientų informaciją. Xerox sprendimai užtikrino aukštą dokumentų saugos lygį ir mes nebeturime pagrindo dėl to jaudintis“.
Civitta biuro vadovė Gintarė Gaidelionytė
Pradžia
UAB „Civitta” persikėlė į naująjį biurą Vilniaus centre ir norėjo užsitikrinti, kad persikėlimas vyktų sklandžiai, nepertraukiant darbo proceso. Mes esame „atviros erdvės” tipo biuras; kartu su mumis tame pačiame pastato aukšte dirba daugybė bendrovių, labai svarbu užtikrinti, kad „Civittos” darbuotojams tinkamai padėtų IT komanda su visa darbo dokumentų eiga susijusiais klausimais ir konfidencialių kliento dokumentų saugumu bei atitinkama sklaida.
Bendrovė nusprendė samdyti naujojo biuro darbo organizatorių tvarkomųjų srautų valdymui. Be aukščiau paminėtų tikslų, „Civitta” ieškojo sprendimo su vienu kontaktu, pagrįstu centralizuotais ir produktyviais spausdinimo įrenginiais, leidžiančiais sumažinti spausdinimo apimtis ir išlaidas, taip pat numatyti nuspėjamas ir skaidrias spausdinimo išlaidas.
BMK pasiūlytas Xerox® valdomų spausdinimo paslaugų sprendimas (Xerox įgaliotasis partneris Lietuvoje) atitiko visus kliento reikalavimus ir tarp dviejų bendrovių buvo pasirašyta sutartis.
SPRENDIMAS
Siekiant optimizuoti „Civitta” įrangos parką, kliento patalpose buvo įdiegta nemažai naujų Xerox spausdinimo įrenginių, tokių kaip Xerox® WorkCentre® 7830 spalvotų daugiafunkcinių spausdintuvų (MPS) ir Xerox® WorkCentre® 6655 spalvotų lazerinių MPS, siekiant pakeisti pasenusius kitų tiekėjų įrenginius.
Siekiant užtikrinti didesnį saugumą, MPS sprendimas taip pat apima serveryje veikiančią YSoft® SafeQ® programą – pažangią spausdinimo valdymo priemonę, praplečiančią standartines DS funkcijas ir pagerinančias spausdinimo aplinką, užtikrinant veiksmingą visos spausdinimo sistemos stebėjimą ir valdymą. IT gauna išsamią informaciją apie tai, kas spausdina, ką atspausdina ir kokie spausdintuvai yra naudojami.
Papildomam aukšto lygio spausdinimo įrangos vaizdui buvo įdiegtas Xerox® Device Agent. Šis nuotolinio įrenginio stebėjimo įrankis leidžia aktyviai valdyti spausdinimo priemones, realiuoju laiku aptikti visus reikalingus atsargų ar veikimo klausimus, maksimaliam veikimo laiką ir prieinamumą padidinimui.
Be to, siekiant užtikrinti teikiamos paslaugos kokybę, buvo įdiegta realaus laiko automatizuota incidento ir paslaugų lygio ataskaitų teikimo sistema.
Visi Xerox prietaisai buvo instaliuoti su „Follow Me®” autonomine mobiliojo spausdinimo technologija „Ringdale”, leidžiančia vartotojams spausdinti iš bet kokio įrenginio. naudojant asmens tapatybės kortelę arba mobilųjį prietaisą.
REZULTATAI
Xerox partneriui BMK įdiegus Xerox®DS su nuotoliniu visos spausdinimo infrastruktūros valdymu, buvo palengvintas Civitta IT skyriaus darbas, kuris dabar gali sutelkti dėmesį į savo pagrindines užduotis.
„Jei kyla kokių nors klausimų ar problemų dėl spausdinimo, mes dabar turime vieną centralizuotą kontaktą ir skambiname BMK, jie užregistruoja užklausą ir problema greitai išsprendžiama nuotoliniu būdu arba vietoje”, – teigia Gintarė Gaidelionytė, įmonės Civitta administratorė.
„Civitta”, naudodamasi Xerox® MPS, pastebėjo, kad:
- Sumažėjo spausdinimo apimtys;
- Išlaidos pasiskirstė verslo padaliniams, departamentams, darbuotojams;
- Ataskaitų teikimo sistema „YSoft® SafeQ®” leidžia lengvai stebėti ir valdyti visą spausdinimo sistemą;
• Griežtą medžiagų aprūpinimo kontrolę ir efektyvią remonto sistemą pagal ataskaitas teikia Xerox® DS priemonės; - Informacinio saugumo gerinimas – spausdinimas, naudojant asmens tapatybės kortelę ar leidimo kodą, užtikrina spausdintos medžiagos konfidencialumą (ypač finansų ir teisės departamentų);
„Šis vartotojui priimtinas sprendimas padeda mūsų darbuotojams dirbti patogiai ir mes džiaugiamės, galėdami sumažinti spausdinimo apimtis ir išlaidas, naudodami centralizuotus, greitus prietaisus ir iš anksto žinomą bei skaidrų spausdinimą. Mes tikimės bendradarbiavimo ateityje „, – priduria G.Gaidelionytė.
APIE CIVITTA LTD
„Civitta” – lyderiaujanti nepriklausoma valdymo konsultacinė įmonė Baltijos šalyse ir Vakarų NVS, turinti biurus Estijoje, Latvijoje, Lietuvoje, Baltarusijoje, Rusijoje, Ukrainoje, Moldovoje, Serbijoje ir Jungtinėje Karalystėje. „Civitta” veikla apima platų paslaugų spektrą, tokį kaip valdymo konsultacijos, dotacijos ir projektų valdymas, rinkos tyrimai ir klientų duomenų analizė, parama verslui ir startuoliai, viešoji politika ir plėtra.
APIE BMK
„Biznio mašinų kompanija” (BMK) yra įsikūrusi Vilniuje. Ši įmonė įgyvendina sprendimus, padedančius privatiems ir verslo klientams visoje šalyje saugiai ir ekonomiškai bei laiku gauti tinkamą informaciją. BMK teikia verslo sprendimus spausdinimo technologijų, audio / video technologijų bei švietime naudojamų technologijų srityse. BMK pastaruosius 22 metus yra Xerox partnerė Lietuvoje. Būdama pirmaujanti partnerė ir paslaugų teikėja, BMK taip pat prisijungė prie Xerox® Partner Print Services (XPPS) programos 2015 metais ir dabar yra akredituota teikti Xerox® MPS klientams Lietuvoje.
APIE XEROX
Xerox Corporation – tarptautinė 11 milijardų dolerių kapitalo dokumentų valdymo technologijos lyderė, diegianti naujoviškus pasaulio bendravimo, susijungimo ir veikimo būdus, turinti svarbesnę nei kada nors anksčiau patirtį, nes visi (maži ar dideli) jos klientai siekia padidinti našumą, didinti pelningumą ir poreikius. Ši bendrovė tai įdiegia mažoms, vidutinio dydžio bei didelėms įmonėms, vyriausybėms, grafinių komunikacijų teikėjams ir partneriams, kuriuos ji aptarnauja.
Xerox supranta, kas yra darbo pagrindas ir kokios yra jo formos. Ji naudoja vis sudėtingesnį popieriaus ir skaitmenos pasaulį. Ofisinis ir mobilusis. Asmeninis ir socialinis. Kiekvieną dieną visame pasaulyje – daugiau nei 160 šalių – jų technologijos, programinė įranga ir žmonės sėkmingai veikia šiose sankirtose.
Tai automatizuojanti, pritaikanti, pateikianti, analizuojanti ir saugiai informuojanti įmonė, tokiu būdu padedanti savo klientams sparčiau veikti.
Daugiau informacijos rasite apsilankę www.xerox.com
Vilnius Tech Park
„Mes vertiname aukštą komunikacijos ir paslaugų teikimo lygį, džiaugiamės aktyvia stebėjimo paslauga. Nuo Xerox® MPS sprendimo įdiegimo neįvyko jokių didelių incidentų, sutrikdžiusių darbo eigą; nedidelės problemos buvo išspręstos nedelsiant. “
Karolina Gelvonauskytė,
„Vilnius Tech Park“ koordinatorė.
PRADŽIA
„Vilnius Tech Park“ sukūrimo idėja – siekti realios ateities.
Šio parko koncepcija – buvo sukurti bendradarbiavimo aplinką įvairiems startuoliams, rizikos kapitalo fondams ir kūrybingiems verslininkams, taip pat kitiems rinkoje įsitvirtinusiems veikėjams. Įmonei reikėjo patikimos spausdinimo infrastruktūros, palaikančios šią sistemą ir leidžiančios savo klientams dirbti be jokių sutrikimų.
„Vilnius Tech Park“ ieškojo tiekėjo, galinčio pasiūlyti tvarų sprendimą, pagrįstą centralizuotais produktyviais įtaisais su minimaliomis atliekomis bei užtikrinančiomis greitą ir patikimą spausdinimo prietaisų aptarnavimą, numatomas ir skaidrias spausdinimo išlaidas bei saugius spausdinimo pajėgumus. Be to, kadangi klientai nuolat keistųsi, bendrovė turėjo užtikrinti paprastą spausdinimo išlaidų paskirstymo būdą kiekvienam klientui.
Visi klientų poreikius patenkino Xerox® Managed Print Services pasiūlymas, kurį „Vilnius Tech Park“ pateikė BMK, Xerox įgaliotasis partneris Lietuvoje.
SPRENDIMAS
Pirmiausia į kliento patalpas buvo pristatyti nauji Xerox spalvoti daugiafunkciniai spausdintuvai (MFP) Xerox® WorkCentre® 7835 ir Xerox® WorkCentre® 7225.
Siekiant patenkinti kliento poreikį aukštam saugumo lygio užtikrinimui, kiekvienas Xerox įrenginys per „Ringdale” sistemą siūlo „Secure pull” arba „Follow Me” bevielio judriojo spausdinimo technologiją, leidžiančią personalui spausdinti iš bet kurio įrenginio, naudojant asmens tapatybės kortelę. Be to, visi Xerox daugiafunkcinių įrenginių apdorojami duomenys yra užkoduoti, tokiu būdu užtikrinantys papildomą dokumentų saugumą.
Aktyviam specializuotų atstovų stebėjimui, visi klientų įrenginiai buvo prijungti prie Xerox® Global Contact Center (GCC). Ši programa leidžia valdomai paslaugai reaguoti į incidentus centralizuotai, tokiu būdu užtikrindama nuolatinį vartojimo reikmenų tiekimą ir greitą nuotolinį trikčių šalinimą. Tai padeda sumažinti įrangos prastovų laiką ir padidinti vartotojų pasitenkinimą.
Šalia GCC paramos, siekiant užtikrinti teikiamos paslaugos kokybę, buvo įdiegta realaus laiko automatizuota incidento ir paslaugų lygio ataskaitų teikimo sistema. Siekiant spausdinimo išlaidų skaidrumo ir spausdinimo prietaisų valdymo, buvo įdiegta spausdinimo apskaitos sistema.
REZULTATAI
Xerox® MPS sprendimo įgyvendinimas naudojant nuotolinį spausdinimo infrastruktūros valdymą užtikrina tikrą skaidrumo ir išlaidų kontrolę. „Vilnius Tech Park“ dabar gali paskirstyti kiekvieno kliento išlaidas.
Kadangi visos dokumentų valdymo paslaugos, įskaitant spausdinimą, yra vykdomos sudarant rangos sutartis, bendrovei nereikia IT skyriaus. Darbuotojai daugiausia dėmesio skiria savo pagrindinėms pareigoms, o ne problemų sprendimui ir medžiagų užsakymui.
Dėl to „Vilnius Tech Park“ savo klientams teikia aukšto lygio aptarnavimą. Dabar klientai gali būti tikri, kad jų dokumentai bus atspausdinti kai jiems jų reikia, niekas neturės prieigos prie jų informacijos ir jie sumokės tik už savo panaudotas paslaugas.
Klientai taip pat vertina platų funkcionalumą ir paprastumą naudojant Xerox daugiafunkcines sistemas.
Xerox centralizuotų įrenginių ir Xerox® MPS įdiegimas bei stebėjimo įranga padėjo „Vilnius Tech Park“ atlikti dideles tvarumo ataskaitas, sumažinant atliekų kiekį ir optimizuojant popieriaus, energijos ir vartojimo reikmenų sunaudojimą.
APIE „VILNIUS TECH PARK”
„Vilnius Tech Park“ – tai sudėtingiausias ir integruotas regiono ICT centras, kurio tikslas – pritraukti ir sujungti pažangius talentus, žaidimų kūrimo, didelių duomenų, kibernetinio saugumo, pažangių sprendimų, finansinių technologijų ir skaitmeninio dizaino srityse. „Vilnius Tech Park“ užima daugiau kaip 9000 kvadratinių metrų darbo erdvę, jis įsikūręs renovuotuose 19 a. pastatuose, kur yra daugiau kaip 700 darbo vietų verslininkams ir specialistams, taip pat gaunantiems neprilygstamą verslo plėtros infrastruktūrą ir išskirtines parko pagrindinių partnerių paslaugas. Iki šiol daugiau nei 40 bendrovių „Vilnius Tech Park“ tapo savais namais.
APIE BMK
„Biznio mašinų kompanija” (BMK) yra įsikūrusi Vilniuje. Ši įmonė įgyvendina sprendimus, padedančius privatiems ir verslo klientams visoje šalyje saugiai ir ekonomiškai bei laiku gauti tinkamą informaciją. BMK teikia verslo sprendimus spausdinimo, audio / video bei švietime naudojamų technologijų srityse. BMK pastaruosius 22 metus yra Xerox partneris Lietuvoje. Būdama pirmaujanti partnerė ir paslaugų teikėja, BMK taip pat prisijungė prie Xerox® Partner Print Services (XPPS) programos 2015 metais ir dabar klientams Lietuvoje yra akredituota teikti Xerox® MPS.
APIE XEROX
Xerox Corporation – tai tarptautinė dokumentų valdymo technologijos lyderė, turinti 11 milijardų dolerių kapitalą, diegianti naujoviškus pasaulio bendravimo, susijungimo ir veikimo būdus, turinti svarbesnę nei kada nors anksčiau patirtį, nes visi (maži ar dideli) jos klientai siekia padidinti našumą, didinti pelningumą ir pasitenkinimą. Ši bendrovė tai įdiegia mažoms, vidutinio dydžio bei didelėms įmonėms, vyriausybėms, grafinių komunikacijų teikėjams ir partneriams, kuriuos ji aptarnauja.
Xerox supranta, kas yra darbo pagrindas ir kokios yra jo formos. Ji naudoja vis sudėtingesnį popieriaus ir skaitmenos pasaulį. Ofisinis ir mobilus. Asmeninis ir socialinis. Kiekvieną dieną visame pasaulyje – daugiau nei 160 šalių – jų technologijos, programinė įranga ir žmonės sėkmingai veikia šiose sankirtose.
Tai automatizuojanti, pritaikanti, pateikianti, analizuojanti ir saugiai informuojanti įmonė, tokiu būdu padedanti savo klientams judėti sparčiau.
Daugiau informacijos rasite apsilankę www.xerox.com
Tikras pokalbis su DNB (nuo 2019 m. – Luminor)
Mūsų darbuotojai nesiskundė dėl spausdinimo įrangos – paslauga veikia sklandžiai ir jos valdymas yra nepastebimas. Būtent tai geriausiai atitinka mūsų lūkesčius
Gintautas Pušinskas, DNB IT infrastruktūros vadovas
PRADŽIA
Vilniuje yra įsikūrę šeši skirtingi biurai, DNB darbuotojai kiekviename jų savarankiškai tvarkė spausdinimą ir patys užsisakydavo papildomus spausdinimo reikmenis. Nusprendus „Quadrum” verslo centre sujungti šešiose vietose išsidėsčiusias operacijas į vieną, tapo aišku, kad reikia keistis – reikia optimizuoti visą darbo eigos sistemą ir centralizuotą valdymą, nes tai kompanijai tapo finansine ir išteklių našta. DNB norėjo sudaryti spausdinimo valdymo sutartį ir perkelti į skaitmenizuotą eigą, siekti skaidrumo ir norėdama kontroliuoti išlaidas, susijusias su spausdinimu, sumažinti IT personalo darbo krūvį, įvedant naujas greitesnes spausdinimo priemones didinti našumą, ir visa tai atlikti, nepakenkiant saugumui.
Įmonė ieškojo paslaugų teikėjo, galinčio imtis iššūkių ir tai padaryti „žaliausiu” ir veiksmingiausiu būdu, padėdama DNB įvykdyti savo socialinės atsakomybės tikslus. Įvertinus kelias galimybes, bankas pasirašė sutartį su BMK (Xerox®” įgaliotuoju partneriu Lietuvoje) dėl Xerox® Managed Print Services” paslaugų. Siūlomas sprendimas visiškai patenkino klientų poreikius ir leido įgyvendinimo metu patirti mažiausią rizikos lygį.
SPRENDIMAS
Pirmiausia reikėjo atlikti esamos būsenos įvertinimą ir pateikti DNB tikslią ataskaitą apie jos darbo eigą, IT infrastruktūrą, procesus ir eilę išleistų dokumentų. Remiantis pateikta išvada, BMK konsultantai rekomendavo klientui apibrėžti įmonės spausdinimo politiką, optimizuoti įrangos parką, pašalinti neefektyvią įrangą su didelėmis veiklos sąnaudomis ir įdiegti naujus produktyvius ir tvarius įrenginius.
Buvo pristatyti 64 nauji juodai balti lazeriniai Xerox®” spausdinimo prietaisai, Xerox® WorkCentre® 3615″, daugiafunkciniai spausdintuvai (MFP) „Xerox® WorkCentre® 5955″ ir „Xerox® WorkCentre® 5325″, taip pat spalvotas Xerox® WorkCentre® 7855 MFP. Pagrindinio biuro kiekviename aukšte pastatyti du spausdinimo įrenginiai.
Šie patogūs, tvirti įrenginiai turi didelį spalvotą jutiklinį ekraną ir tik jiems būtinas funkcijas, sutelkiant dėmesį į saugumą – visi prietaisais apdorojami duomenys yra užkoduoti ir jiems yra įdiegtos papildomos saugumo funkcijos.
Kiekvienas Xerox® įrenginys siūlo „Secure pull” arba „Follow me” spausdinimą, leidžiantį darbuotojui spausdinti iš bet kurio prietaiso, naudojant savo asmens tapatybės kortelę.
Siekiant laikytis aukščiausių informacijos saugumo standartų buvo įdiegta „SafeQ” saugos programinė įranga ir „McAfee” antivirusinė programinė įranga.
Visi klientų įrenginiai, įskaitant ir konkurentų, buvo prijungti prie specialistų prižiūrimo Xerox® Global Contact Center (GCC). Ši aktyvi stebėsenos ir valdymo sistema pateikia procesą operatyviai centralizuotai reakcijai į incidentus, tokiu būdu užtikrindama nuolatinį vartojimo reikmenų tiekimą ir greitą nuotolinį trikčių šalinimą, padedantį sumažinti prastovų laiką ir pagerintų vartotojų pasitenkinimą.
Taip pat buvo įdiegta realaus laiko automatizuota incidento ir paslaugų lygio ataskaitų teikimo sistema, leidžianti stebėti teikiamos paslaugos kokybę. Siekiant pagerinti spausdinimo išlaidų skaidrumą ir spausdinimo prietaisų valdymą, buvo įdiegta patogi spausdinimo apskaitos sistema.
REZULTATAI
Įdiegus Xerox® MPS, DNB buvo sukurtas vietinis spausdinimo aplinkos standartas. Xerox partnerio BMK nuotolinio valdymo sprendimo įgyvendinimas leido DNB IT departamentui sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis, o ne užsiimti trikdžių šalinimu ir neefektyvių ir nesaugių spausdinimo įrenginių priežiūra.
Xerox® produktyvi spausdinimo įranga ir techninės priežiūros paslaugos atitinka aukščiausius DNB finansinės informacijos saugumo reikalavimus. Be to, jau yra įvykdyti šie patobulinimai:
- 50% sumažinta spausdinimo apimtis;
- Išlaidų paskirstymas verslo padaliniams, departamentams, darbuotojams;
- Pasaulinės stebėjimo paslaugas teikia GCC;
- Papildoma stebėsena ir matomumas teikiamas Xerox® Device Agent ir FMP spausdinimo prietaisais. Šiuo metu įrengimų parkas aktyviai stebimas vartojimo reikmenų tiekimo prašymams ir prietaiso gedimams. Prekės užsakomos automatiškai ir pristatomos laiku. Įrenginio gedimai dažnai aptinkami ir išsprendžiami nuotoliniu būdu dar prieš klientui sužinant apie įrenginyje kilusias problemas.
Įdiegtas Xerox® MPS sprendimas taip pat leidžia kompanijai išlaikyti tausojančią aplinką – mažiau naudoti popieriaus, elektros energijos ir turėti mažiau spausdinimo atliekų.
Siekdama toliau optimizuoti spausdinimo infrastruktūrą, DNB ir toliau trauks daugiau filialų į Xerox® MPS programą.
Apie DNB
DNB yra didžiausia Norvegijos finansinių paslaugų grupė ir viena iš didžiausių Šiaurės šalių regionų rinkos kapitalizacijos įmonė. Suteikianti pagalbą klientams 19 pasaulio šalių, grupė siūlo platų finansinių paslaugų, įskaitant paskolas, santaupas, konsultavimo paslaugas, draudimo ir pensijų produktus mažmeniniams ir verslo klientams. „DNB Lietuva“ yra vienas iš TOP 3 komercinių bankų, siūlančių investavimą ir asmeninę bankininkystę, turto valdymą ir lizingo paslaugas 860 000 individualių ir verslo klientų visoje šalyje.
Apie BMK
„Biznio mašinų kompanija” (BMK) yra įsikūrusi Vilniuje. Ši įmonė įgyvendina sprendimus, padedančius privatiems ir verslo klientams visoje šalyje saugiai ir ekonomiškai bei laiku gauti tinkamą informaciją. BMK teikia verslo sprendimus spausdinimo, audio / video bei švietime naudojamų technologijų srityse. BMK pastaruosius 22 metus yra Xerox partneris Lietuvoje. Būdama pirmaujanti partnerė ir paslaugų teikėja, BMK 2015 metais taip pat prisijungė prie Xerox® Partner Print Services (XPPS) programos ir dabar yra akredituota teikti Xerox® MPS klientams Lietuvoje.
Apie Xerox
Xerox padeda pakeisti darbą pasaulį. Taikydama savo žinias vizualizavimo, verslo procesų, analizės, automatizavimo ir į vartotoją orientuotų įžvalgų srityje, Xerox sukūrė darbo srautą, užtikrinantį didesnį našumą, efektyvumą ir personalizavimą. Mūsų darbuotojai kuria prasmingas naujoves ir teikia verslo procesų paslaugas, spausdinimo įrangą, programinę įrangą ir sprendimus, iš tiesų įtakojančius mūsų klientus ir jų pirkėjus 180 šalių. 2016 m. sausio 29 d. Xerox paskelbė apie ketinimus pasidalinti į dvi nepriklausomas viešai prekiaujančias kompanijas – Xerox Corporation, kurią sudarys bendrovės Document Technology ir Document Outsourcing įmonės, bei verslo procesų paslaugų bendrovę Conduent Incorporated. Bendrovė yra pasirengusi užbaigti atskyrimą iki 2016 m. pabaigos.
Pacientų kortelės planšetėse: kaip spausdinant išsaugoti konfidencialią informaciją?
Šiandien žmonės turi galimybę dirbti iš bet kurios darbo vietos, virtualiu būdu, bet tam, kad darbai vyktų sklandžiai, reikalinga patogi spausdinimo aplinka. Kauno Greitosios medicinos pagalbos stočiai yra itin svarbu dirbti su informacija greitai ir saugiai. BMK sėkmingai įdiegė saugaus spausdinimo sprendimą. Pagrindinis iššūkis, su kuriuo susidūrė klientas, buvo užtikrinti nenutrūkstamą spausdinimo procesą, kad medicinos personalas visą reikalingą informaciją galėtų spausdinti iš mobiliųjų įrenginių bet kuriuo paros metu, neįtraukiant kliento IT specialistų. Taip pat vienas šio projekto išskirtinumų – įranga veikia be vietinio kompiuterinio tinklo.
Proaktyvus spausdinimo paslaugos valdymas yra mūsų kasdienybė, t. y. realiu laiku stebime spausdinimo įrangą ir besibaigiant eksploatacinėms medžiagoms ar įvykus gedimui, BMK specialistai atvyksta ir pašalina trikdžius, o įranga toliau sklandžiai dirba. Ir paskutinis, bet nemažiau svarbus aspektas – konfidencialios informacijos saugumas. Vertiname klientų naudojamą informaciją kaip svarbiausią jų turtą, todėl įdiegtas sprendimas leidžia užtikrinti konfidencialios informacijos saugumą. Spaudus prie įrenginio medicinos personalas gali atsiimti tik patvirtinus savo tapatybę.
„Šiaulių bankas” pasirinko spausdinimo valdymo paslaugas
Rinkoje įsitvirtina išorinė spausdinimo valdymo paslauga, kai visą spausdintuvų, kopijavimo aparatų, skenerių ūkį, jo administravimą bei priežiūrą perima šioje srityje besispecializuojanti įmonė.
Ypač ši paslauga patraukli didelėms, daug filialų turinčioms įmonėms. „Tarp mūsų klientų – „SEB bankas“, „Lietuvos draudimas“, Vilniaus oro uostas, Lietuvos verslo paramos agentūra (LVPA), „DNB bankas“, „Ūkio banko lizingas“, – sako Vykintas Stakėnas, Atea grupės įmonės „Biznio mašinų kompanija“ (BMK) – XEROX partnerio Baltijos šalims – generalinio direktoriaus pavaduotojas verslo plėtrai. – Tai, kad šia paslauga labiausiai domisi finansų įmonės, nestebina – jie juk moka skaičiuoti ir supranta, kas apsimoka, o kas ne.“
Nori taupyti? Skaičiuok!
Šių metų kovą 52 padalinius ir klientų aptarnavimo skyrius visoje Lietuvoje turintis Šiaulių bankas nusprendė spausdinimo ir kopijavimo ūkio priežiūrą atiduoti į profesionalų rankas.
„Tokiai įstaigai kaip bankas be galo svarbu, kad visa veikla vyktų sklandžiai ir greitai. Labai branginame savo klientų laiką, norime, kad mūsų darbuotojų veikla būtų kuo efektyvesnė, todėl negalime leisti, kad darbus stabdytų techninės problemos, pavyzdžiui, „streikuojantis“ spausdintuvas ar eilės prie kopijavimo aparato. Dar viena priežastis, dėl ko ryžomės šį darbą patikėti išorinei įmonei – noras sutaupyti, – sako Jonas Bartkus, Šiaulių banko Informacinių technologijų tarnybos vadovas. – Manome, kad ilgainiui spausdinimo išlaidos sumažės apie 16 proc. Paslauga naudojamės tik pusmetį, per tą laiką įvyko įvairių struktūrinių pokyčių, tad kol kas sunku pasakyti, koks yra sutaupymo mastas, bet iš principo ji jau pateisino mūsų lūkesčius: banko IT personalas nebeturi rūpintis spausdintuvų ūkiu, todėl gali susitelkti ties kitais darbais, o darbuotojai visada sulaukia skubios pagalbos sprendžiant su spausdinimu ar kopijavimu susijusias problemas.“
Pasak V. Stakėno, dažniausiai būtent siekis sumažinti spausdinimo kaštus jų klientus verčia pereiti prie išorinės spausdinimo ir kopijavimo ūkio priežiūros paslaugos. „Atėję į įmonę ar įstaigą pirmiausia du mėnesius atliekame visos įrangos stebėseną, pagal kurios rezultatus nustatome esamą vieno spaudo kainą. Spaudo kaina – objektyviausias išlaidų mato vienetas. Jis kur kas geriau parodo situaciją nei bendri spausdinimo kaštai, nes spausdinimo apimtys gali labai greitai keistis. Kai žinome, kiek kainuoja vienas spaudas, tik tada galime ieškoti būdų, kaip sumažinti jo kainą.“
Išlaidas generuoja perteklinė įranga
Spaudos kainą nulemia daugybė faktorių: įrangos kiekis bei techninė būklė, efektyvumas, spausdinimo procesai, naudojamos eksploatacinės medžiagos ir kt. Dažnai įmonės mano, kad jei jų įranga nauja, tai ir dirba optimaliai. Kaina priklauso ne tik nuo įrangos kokybės, bet ir nuo to, kaip sudėliotas jos tinklas. Didžiausias nereikalingų išlaidų generatorius – perteklinė įranga. Kuo didesnė organizacija, tuo daugiau nenaudingos įrangos ji prisiperka. Paprastai po optimizavimo nelieka apie 50 proc. įrangos.
„Tenka susidurti su atvejais, kai suvilioti didesnės nuolaidos pirkimų specialistai priperka daugiau įrangos nei tuo metu reikia. Tarkime, perkant ne du, o tris kopijavimo aparatus pritaikoma 20 proc. nuolaida. Negalėdami atsispirti nuolaidų pagundai pirkimo specialistai vietoje planuotų dviejų nuperka tris aparatus. Ar įmonė laimi dėl šios nuolaidos? Ne, ji išleidžia daugiau pinigų ir dar pastato papildomą elektros energiją naudojantį aparatą.
Taip pat „nematomų“ išlaidų pridaro ir netinklinė įranga, todėl vertindami kliento spausdinimo ūkį siekiame, kad tokios neliktų. Jei tokios įrangos yra, negalime stebėti visų procesų bei išlaidų ir pasakyti klientui, kiek tiksliai jis spausdino ir kiek jam tai kainavo. Tik žinant esamą situaciją galima užsibrėžti kokius nors tikslus: pavyzdžiui, sumažinti spaudų skaičių ar jų kainą“, – tvirtina V. Stakėnas.
Pasak jo, būtent perėjimas nuo fiksuotų kaštų prie kintamų yra vienas didžiausių šios paslaugos privalumų. Moki tik už tiek, kiek išspausdini. Jei spausdini mažiau – susimažini ir kaštus. Taigi gali tiesiogiai daryti jiems įtaką, kas sudėtinga pačiam valdant ūkį, kai reikia investuoti nemažus pinigus į nuolatinį įrangos atnaujinimą.
Vilioja papildomos galimybės
Spaudų valdymo paslauga gali būti diegiama įvairia apimtimi. Kai kurios įstaigos iš jos tikisi ne tik taupymo, bet ir kitokių galimybių. „Populiari saugaus spausdinimo ir skenavimo funkcija, kuri dažniausiai realizuojama per kortelinę sistemą, – teigia V. Stakėnas. Spausdintuvas pradeda veikti tik tada, kai prie kortelių skaitytuvo priglaudžiama įėjimo kortelė. Taip užtikrinama, kad išspausdintus lapus pasiims juos paleidęs darbuotojas, o nuskenuotas dokumentas nukeliaus tiesiai į jo elektroninį paštą – nereiks suvedinėti adreso ir nebus galimybės jo išsiųsti už įmonės ribų.“
Daugiau nei dvigubai mažesnės spausdinimo išlaidos – tai įmanoma!
Ar žinote, kad spausdinimui galite sutaupyti daugiau negu dvigubai nekeisdami spaudų skaičiaus? Biznio mašinų kompanijos (BMK) specialistai tikina, kad tai – ne migloti pažadai, o realūs faktai. Tą patį galėtų patvirtinti ir įmonė Vilniaus vandenys, prieš keletą mėnesių pradėjusi naudotis BMK spausdinimo valdymo paslauga.
Už spausdinimą – iki 50 tūkst. litų
Vilniaus vandenys – didžiausia Lietuvoje vandentiekio bendrovė, eksploatuojanti ne tik Vilniaus miesto, bet ir Šalčininkų, Švenčionių ir Vilniaus rajonų vandentiekio bei nuotekų tinklus. Taip, kaip plačiai išsišakoję Vilniaus vandenų vandentiekio ir nuotekų tinklai, lygiai taip po Vilnių ir kitus miestus „išsimėtę“ šios įmonės biurai bei kitos darbo vietos. O jose kaip būtina darbo priemonė yra bent po vieną spausdintuvą. Visai neseniai Vilniaus vandenys turėjo net 150 spausdintuvų! Skaičius gana įspūdingas net ir tokiai nemažai bendrovei kaip Vilniaus vandenys.
Dauguma šių spausdintuvų rašaliniai, mat tokie pigesni. Pagrindini jų trūkumas – gana brangi eksploatacija. Vien eksploatacinėms medžiagoms per mėnesį Vilniaus vandenys išleisdavo apie 40 tūkst. litų (11,6 tūkst. eurų) per mėnesį. Kadangi daugelis spausdintuvų buvo nenauji, gana dažnai gesdavo, už jų remontą taip pat tekdavo pakloti gana solidžią sumą – apie 10 tūkst. litų (2,9 tūkst. eurų) per mėnesį.
Rūpesčius dėl spausdinimo perleido BMK
Spausdinimo išlaidoms vis augant, Vilniaus vandenys pasiryžo atnaujinti spausdinimo infrastruktūrą. Tradicinė išeitis būtų arba įsigyti visus naujus spausdintuvus, arba nurašyti tik prasčiausiai veikiančius, o kitus pasilikti. Pirmuoju atveju lauktų didžiulė investicija, o antruoju problema iš esmės nebūtų išspręsta ir po kelių mėnesių vėl reiktų atlikti spausdintuvų inventorizaciją ir vietoje „streikuojančios“ įrangos pirkti naują.
Vilniaus vandenys nusprendė išbandyti šiuo metu sparčiai populiarėjančią spausdinimo valdymo paslaugą, kurią teikia BMK. Tai reiškia, kad atsisakyta nuosavų spausdintuvų – dabar Vilniaus vandenyse stovi nauji lazeriniai BMK priklausantys spausdintuvai. Taip pat BMK perėmė ir visus rūpesčius dėl eksploatacinių medžiagų bei aparatų priežiūros.
Šio sprendimo rezultatas – 50 tūkst. litų sąskaita sumažėjo iki 20 tūkst. litų. „Tikėtina, kad ši suma dar kažkiek augs, nes kol kas paslauga naudojomės tik vasarą, tačiau akivaizdu, kad iki 50 tūkst. litų jau tikrai neužkopsime“, – sako Arūnas Cijūnaitis, Vilniaus vandenų IT vadovas.
Nors gerokai sumažėjusios spausdinimo išlaidos kalba už save, savo pasirinkimui pagrįsti p. Cijūnatis randa ir daugiau argumentų. „Atsisakę nuosavo spausdinimo valdymo ir perėję prie paslaugos pirmiausia sumažinome pirkimų skaičių. Vietoje to, kad organizuotume tris pirkimus – spausdintuvų, eksploatacinių medžiagų, remonto paslaugų – dabar išsiverčiame su vienu pirkimu. Taip sutaupome laiko, logistikos kaštų, o ir su vienu tiekėju dirbti paprasčiau nei su trimis. Antra, nebereikia patiems prižiūrėti spausdintuvų – iki šiol vien su spausdintuvais dirbdavo du darbuotojai. Trečias patrauklus dalykas – išgryninti kaštai. Anksčiau buvo nelengva susekti visų 150 spausdintuvų sąnaudas, o dabar gauname vieną aiškią sąskaitą“, – vardija Vilniaus vandenų IT vadovas.
Pirmiausia BMK specialistai atliko Vilniaus vandenų spausdinimo ūkio bei procesų analizę. Iš analizės išvadų paaiškėjo, kad galima gana ženkliai sumažinti spausdintuvų skaičių.
„Kaip rodo mūsų praktika, didelės organizacijos turi net iki 50 proc. perteklinės spausdinimo įrangos. O tai reiškia gana nemenkas išlaidas. Mes padedame klientui pamatyti, pro kokią skylę išteka jo pinigai, ir sustabdome nereikalingų išlaidų srautą“, – sako Andrius Jakimavičius, BMK spausdinimo valdymo projektų vadovas.
Pasak p. Cijūnaičio iš Vilniaus vandenų, sumažinus spausdintuvų skaičių ir senus neekonomiškus pakeitus naujais, žymiai sumažėjo elektros sąnaudos. „Kol kas sunku tiksliai įvardyti, kiek elektros sutaupome, bet, preliminariais skaičiavimais, suma gali viršyti net 10 tūkst. litų (2,9 tūkst. eurų) per metus“, – mano jis.
„Lietuvos pašte” spausdinimas vyks sklandžiau
AB„Lietuvos paštas” viena iš progresyvių valstybės valdomų įmonių, kurioje sparčiai vykdomos verslo modelio pertvarkos, optimizuojamas valdymas, plečiamas paslaugų spektras, ieškoma naujų rinkų.
Pastarųjų metų pastangos duoda rezultatų – „Lietuvos pašto” pajamos kasmet vis labiau auga, o veikla tapo pelninga. Vis dėlto, kad bendrovė pasiektų tokių rezultatų, būtina buvo efektyvinti veiklą, o vienas iš būdų – sumažinti sąnaudas. Spausdinimo sąnaudų eilutė „Lietuvos pašte”, tikriausiai, geriau matoma nei įprastai, nes siuntoms spausdinami lydintieji dokumentai, išrašomi didžiuliai kiekiai sąskaitų.
Pasak „Lietuvos pašto” (LP) Informacinių technologijų departamento vadovo Sauliaus Jastiugino, buvo būtina optimizuoti spausdinimo įrangos išdėstymą, valdyti spausdinimo kiekius ir sąnaudas, srautus, sukurti saugią spausdinimo aplinką, optimizuoti spausdinimo procesą bei užtikrinti įvairiapusišką šio proceso apskaitą ir kontrolę, ir, be abejo, taupyti darbuotojų laiką. „Seni spausdintuvai keldavo daug problemų, strigdavo, gesdavo ir tai sukeldavo daug rūpesčių IT darbuotojams. Tekdavo rūpintis eksploatacinių medžiagų tiekimu, remontu, pakaitinės įrangos užtikrinimu”, – neseną praeitį mena S. Jastiuginas.
„Konkurso teikti spausdinimo paslaugas reikalavimai buvo tikrai aukšti. Mums pavyko jį laimėti, nes buvo vertinama ne tik kopijos kaina, bet ir panašių projektų patirtis, gamintojo atstovavimo lygis, techninė serviso kompetencija“, – pasakoja konkursą laimėjusios BMK paslaugų verslo vystymo vadovas Genadijus Gricukas.
Įvertinus LP verslo specifiškumą buvo pasiūlytas sprendimas, paremtas „Xerox“ multifunkciniais įrenginiais, „Lexmark” A4 formato spausdintuvais ir „YSOFT“ spaudų valdymo programine įranga.
Projekto metu buvo siekiama sumažinti eksploatuojamos spausdinimo įrangos kiekį, suvienodinti naudojamą spausdinimo įrangą ir taupyti lėšas, skirtas dokumentams spausdinti. Įgyvendinus keliamus tikslus, BMK suteikė galimybę atlikti tikslią spausdinimo, kopijavimo ir skenavimo apskaitą, kontroliuoti spausdinimo įrangos naudojimąsi bei užtikrinti saugų spausdinimą. „YSoft SafeQ“ programinės įrangos pagalba valdoma vartotojų identifikacija ir administravimas bei Saugus spausdinimas, spaudų apskaita, sutrikimų prevencija. LP įdiegta ir nustatyta spalvotų kopijų ribojimo politika.
Sutaupo trečdalį išlaidų
Anot S. Jastiugino, iki optimizavimo LP centriniame biure ir logistikos centre veikė 26 skirtingų modelių 150 spausdintuvų. Spaudų kiekiai įmonėje išties įspūdingi – vien LP siuntų skirstymo centre spaudų kiekiai sudaro apie 147 tūkst. vienetų per mėnesį ir šie skaičiai plečiantis verslui tik auga. Centriniame biure kiekiai taip pat reikšmingi – apie 104 tūkst. vienetų per mėnesį.
Įgyvendinus projektą liko 75 spausdintuvų iš 150, o modelių įvairovė sumažinta nuo 26 iki 5. Ypač įrenginių sumažėjo centriniame biure – liko po 1-2 viename aukšte, t.y. tris kartus mažiau nei prieš projektą. Čia šiuo metu galima naudotis „Xerox“ multifunkciniais įrenginiais, teikiančiais skirtingo formato ir aukštos raiškos spalvotas bei nespalvotas kopijas. Atkreiptas dėmesys ir į dokumentų saugumą – koridoriuose esančiuose spausdintuvuose būtina vartotojų identifikacija. Norint, kad spausdintuvas atliktų užsakyto darbo spausdinimą, vartotojas turi pridėti kortelę su RFID davikliu arba surinkti PIN kodą.
Gamybinėse patalpose naudojami 43 „Lexmark“ spausdintuvai, kurie su viena kasete gali padaryti apie 21 tūkst. kopijų. Šie įrenginiai išsiskiria atsparumu dulkėms, o tai ypač aktualu dirbant gamybinėse patalpose. Pasak S. Jastiugino, įdiegus spausdinimo valdymo paslaugą LP išlaidos spausdintuvų eksploatacijai sumažėjo apie 30%. Įvertinus įrangos nusidėvėjimo kaštus, sumažėjusias elektros sąnaudos, tausojamus IT specialistų laiko resursus galima suskaičiuoti dar didesnę ekonominę naudą.
Darbuotojai pokyčius priėmė
„Nors naujoves su identifikacinėmis kortelėmis, valdymo ekranais darbuotojams buvo kiek neįprastos, ir net jautėsi šioks toks pasipriešinimas, tačiau netrukus visi pajuto naujos tvarkos privalumus ir greitai prisitaikė. Nepriekaištingas spausdintuvų veikimas tapo norma, sutrikimai išsprendžiami per kelias minutes, o sugedus vienam spausdintuvui galima pasiimti atspausdintus dokumentus iš bet kurio kito arčiausiai esančio aparato“, – privalumus vardijo S. Jastiuginas.
Pasak G. Gricuko, paslaugos teikimas vyksta sklandžiai. Šiuo metu skaičiuojama, kad Lietuvos pašte BMK specialistams tenka spręsti vos po 4-5 incidentus per mėnesį 75 spausdintuvų „parke”.
„Analizuojant gaunamą detalią spausdinimo statistiką ieškome galimybių spaudų kiekiui sumažinti. Pirmiausia, identifikuoti daug spaudos resursų eikvojančias funkcijas ir tada ieškoti kiekvienam atvejui tinkamiausio sprendimo“, – apie tolimesnius žingsnius pasakoja BMK paslaugų verslo vystymo vadovas.