Popieriaus technologijų novatorius „Xerox“, prieš daugiau nei pusę amžiaus pristatęs pirmąjį pasaulyje komercinį kopijavimo aparatą, dabar tą patį pasaulį moko dokumentus skaitmeninti. Pasirinkimas – adaptyvus: bendrovės užsakymu atliktas tyrimas rodo, jog 65 proc. apklaustų daugiau nei tūkstančio Vakarų Europos įmonių tokiu keliu jau žengia. Nors verslas jį jau gerokai išmynė, netrukęs pajusti sumažėjusių kaštų, išaugusio produktyvumo ir saugumo bei procesų optimizacijos naudą, neretai vis dar prireikia vedlio, rodančio teisingą dokumentų skaitmeninimo kryptį.
Todėl, „Biznio mašinų kompanijos“ (BMK) spausdinimo paslaugų pardavimų skyriaus vadovo Andriaus Jakimavičiaus teigimu, jį pasirinkus, valdyti skaitmeninius dokumentus tampa lengviau, patikimiau bei patogiau, nes popieriaus ateityje liks vis mažiau ir mažiau.
Ilgas kelias – mažais žingsniais
Daugiau nei dešimtmetį siūlanti valdomą spausdinimo paslaugą (MPS), visą šį laikotarpį BMK, kartu, klientus veda ir link dokumentų skaitmeninimo. Pasak A. Jakimavičiaus, dabar bendrovė ėmėsi vertintojo ir konsultanto vaidmens, nes sukaupė solidžią IT kompetenciją dokumentų spausdinimo ir skaitmeninimo srityse, taiko patikimus automatizavimo bei robotizavimo sprendimus. Šios praktinės patirties rezultatas – išplėsto spausdinimo infrastruktūros vertinimo paslauga.
„Verslo aplinka kinta, todėl organizacijų spausdinimo infrastruktūra šiuo metu turi būti orientuota ne tik į spausdinimą, bet ir į dokumentų skaitmeninimą. Dabar prireikia didesnio išmanumo, integracijų su turimomis IT sistemomis, patogesnės vartotojo sąsajos ir aplikacijų skaitmeninimo darbams atlikti. Taip pat, itin svarbu užtikrinti dokumentų bei informacijos saugumą. Pastebime, jog kinta ir pasirinkimo kriterijai: poreikį spausdinti pigiai, efektyviai ir greitai, keičia noras patogiai, išmaniai bei saugiai skaitmenizuoti spausdintus dokumentus“, – sako A. Jakimavičius.
Todėl, pašnekovo teigimu, išplėsto spausdinimo infrastruktūros vertinimo paslauga yra ne tik spausdinimo, bet ir skaitmeninių dokumentų judėjimo vertinimas, dokumentų skaitmeninimo analizė, rekomendacijų pateikimas. BMK rodo, kuria kryptimi geriausia judėti: „Nesvarbu, įmonė susiduria su pertekliniais dokumentais arba nori juos sukelti į dokumentų valdymo sistemą, patogiai surasti, administruoti, valdyti, kurti teises. Mūsų tikslas – sutelkti visus dokumentų skaitmeninimo poreikius ir nukreipti klientus teisinga jų įgyvendinimo linkme“.
Be popieriaus – greičiau
BMK atstovas pastebi – bendrovės vaidmuo yra dirbti su klientu tuomet, kai prireikia tiek popieriui suteikti skaitmeninį formatą ir jame sukurti duomenis, tiek palengvinti perėjimą prie skaitmeninio dokumento valdymo.
„Atlikdami vertinimą, identifikuojame didžiausius iššūkius ir kritinius skaitmeninimo aspektus, kurie apsunkina darbą – popieriai dokumentai pasimeta, yra nekokybiškai nuskenuojami, sudėtinga juos užvadinti. Išsprendę šiuos skaudulius, klientai pamažu gali imtis dokumento valdymo sprendimų. Anksčiau savo klientams padėdavome unifikuoti spausdinimo ūkį, optimizuoti išlaidas, autorizuoti dokumentus. O šios dienos iššūkiai: skaitmeninimas ir tam pritaikytos spausdinimo infrastruktūros kūrimas“, – komentuoja A. Jakimavičius.
Atrodytų, jog skaitmeninimo nauda – akivaizdi. Tačiau atsisveikinimą su popieriumi gali lydėti netikėti išbandymai. Su jais susidūrusio BMK kliento Šiaulių banko IT tarnybos vadovas Giedrius Trukšinas tikina: dokumentų skaitmeninimui gali sutrukdyti ir procesų skverbtis.
„Popierinių dokumentų atsisakymas supaprastina masinį klientų aptarnavimą, sumažina jo kaštus. Mūsų veikla plečiasi, turime didžiausią filialų tinklą, be skaitmeninimo procesus būtų labai sunku valdyti. Technologinis pagrindas viską daryti saugiau, patikimiau ir tvarkingiau yra, tačiau ne visi klientai naudojasi naujausiomis technologijomis. Todėl vienas didžiausių iššūkių – jų identifikavimas. Dalis žmonių visai neturi atpažinimo priemonių: taip skaitmeninimo raida Lietuvoje yra stabdoma. Todėl svarbu tokia spausdinimo infrastruktūra, kuri patenkintų tiek dar nespėjusių prisitaikyti klientų, tiek naujai atsirandančius skaitmeninimo poreikius“, – patirtimi dalinasi G. Trukšinas.
Pašnekovui antrinantis A. Jakimavičius įsitinęs: rasti sprendimus verslui yra gyvybiškai svarbu. Antraip bus pralaimima kova su veiklos procesų greičio būtinybe, kuria rinkoje matuojama sėkmė: „Skaitmeninimas kuria saugumą, kontrolę, mažina klaidos tikimybę, todėl verslas gali dirbti greitai. Konkurencinį pranašumą įgyja tie, kurie sugeba prisitaikyti prie klientų poreikių. Jei nėra galimybės atsisakyti spausdinimo, svarbu, kad pastarojo proceso infrastruktūra būtų universali, tinkamai ir lengvai prie minėtų poreikių pritaikoma“, – papildo BMK ekspertas.
Pandemija augina skaitmeninimo poreikį
Paklaustas, kokią mato dokumentų skaitmeninimo ateitį, A. Jakimavičius teigia, jog viziją netruko išryškinti pasaulinės pandemijos aplinkybės.
„Nuotolinis darbas tampa vis aktualesnis. Neseniai „Xerox“ užsakymu atliktas tyrimas parodė: daugiau nei trečdalis iš 600 apklaustų IT lyderiaujančių bendrovių planuoja greitinti veiklos skaitmeninimą. Tai tampa būtina – niekas nėra tikras, jog situacija nesikartos. Nuotolinio darbo perspektyvą matau mišrią: dalis verslo dirbs nuotoliniu būdu, tačiau kitiems prireiks tai daryti biuruose. Todėl bus svarbu ir pasiekti dokumentus bei juos valdyti iš namų, ir patogiai sukelti į skaitmeninę erdvę“, – svarsto A. Jakimavičius.
Taip prie besikeičiančių rinkos poreikių turi lanksčiai taikytis ir verslas, iki šiol nesvarstęs skaitmeninti dokumentus: „Tos įmonės, kurios anksčiau net negalvojo apie skaitmeninimą arba tai darydavo nedrąsiai, vis ryžtingiau imasi šio proceso. Mūsų vaidmuo – pasitelkiant sukauptą kompetenciją, padėti klientams prisitaikyti prie besikeičiančios aplinkos ir naujų poreikių“.
