Spausdinimo paslauga darbui iš namų
Saugesni ir efektyvesni spausdinimo infrastruktūros procesai Registrų centre
„Tokio ilgalaikio projekto vykdymo vertė – visapusiška. Jo planavimui ir įgyvendinimui prireikė visos mūsų IT komandos įsitraukimo, profesionalumo ir kompetencijos. Toks kolegų palaikymas bei pasiektas bendro darbo rezultatas išties džiugina. Įdiegus šiuos inovatyvius sprendimus, tikimės spartesnio procesų vykdymo, kokybiškų paslaugų tiekimo užtikrinimo, efektyvesnio resursų valdymo. Atnaujintas įrenginių parkas leis mūsų darbuotojams dirbti greičiau, patogiau, paprasčiau. Svarbu akcentuoti, kad nuo šiol procesai vyks ir saugiau. Tiekėjas ne tik pakeitė turėtus spausdintuvus, šalia jų įrengė dokumentų naikiklius, bet ir užtikrina duomenų apsaugą. Informacija yra šifruojama, spausdinimas vykdomas iš pasirinktų lokacijų, vartotojai nuo šiol yra autentifikuojami“
Registrų centro darbo vietų priežiūros skyriaus vadovas Rokas Ptakauskas.
Pagrindinių nacionalinių registrų bei informacinių sistemų priežiūra ir vystymas reikalauja nuolatinio kruopštaus planavimo, o ilgalaikių organizacijos strateginių tikslų siekimas neatsiejamas nuo šiuolaikinių skaitmeninių sprendimų pasitelkimo. Tokia darnaus valdymo vizija šiandien vadovaujasi Registrų centras, kurio prioritetu tampa ilgalaikį veiklos tvarumą užtikrinančios technologijos. Ši valstybės įmonė, žengusi pirmąjį žingsnį dokumentų skaitmeninės transformacijos link, nusprendė modernizuoti turimą spausdinimo infrastruktūrą ir ją pakeisti popierių bei elektros energiją tausojančiais, darbo procesus palengvinančiais, didesnį saugumą lemiančiais sprendimais. Pastarųjų diegimą Registrų centras patikėjo „Biznio mašinų kompanijos“ (BMK) komandai, kuri nuo šiol rūpinsis įrenginių priežiūra ir partnerius lydės strateginių tikslų įgyvendinimo link.
Darniai papildė tvarumo viziją
„Registrų centro darnumo strategijoje įtvirtintas siekis per ateinančius metus įgyvendinti sprendimus, kurie ne tik optimizuotų kasdienius procesus šiandien, bet ir kurtų ilgalaikę naudą. Siekiame kuo labiau sumažinti popierinių dokumentų kiekį, pereiti prie skaitmeniniais sprendimais grįstų paslaugų teikimo. Tiekėjo pasiūlytas spausdinimo infrastruktūros atnaujinimas atitiko mūsų tvaraus valdymo viziją ir tikime, leis įmonei siekti užsibrėžtų tikslų“, – sako Registrų centro Strateginio vystymo vadovas Adrijus Jusas.
Anot jo, įmonės spausdinimo infrastruktūros modernizavimui buvo skelbtas viešųjų pirkimų konkursas, kuriam buvo iškelti ne tik mažiausios kainos, bet ir ekonominio naudingumo kriterijai. Juos geriausiai atitiko BMK. A. Juso teigimu bendrovės diegiami išmanieji sprendimai darniai įsiliejo į bendrą Registrų centro veiklos strategiją, kurią šiuo metu papildo ir kitos iniciatyvos.
„Šalia įgyvendiname turimų archyvų skaitmeninimo projektą, atsisakome ir taršaus automobilių parko. Tiek įmonės viduje, tiek už jos ribų skatiname atliekų rūšiavimo kultūrą. Žvelgdami į ilgalaikę perspektyvą siekiame, kad visi mūsų sprendimai ir paslaugos būtų grįstos duomenimis bei skaitmeninimu. Vadovaujamės vizija, jog įmonės veikloje ilgainiui neliktų popieriaus. Jį jau dabar keičiame duomenimis ir skaitmenine informacija“, – pažymi A. Jusas.
Pateikė pilną paslaugų paketą
Tai, kad BMK sprendimai lems dar didesnį įmonės veiklos tvarumą, įsitikinęs ir Registrų centro darbo vietų priežiūros skyriaus vadovas Rokas Ptakauskas. Pasak jo, atnaujinus spausdinimo infrastruktūrą, sumažės naudojamo popieriaus kiekis, o kartu skaičiuojama, kad elektros energijos bus sutaupoma penktadaliu. R. Ptakauskas pabrėžia, šios naudos yra tik dalis privalumų, kurių tikimasi iš partnerių.
Savo ruožtu BMK verslo vystymo vadovas Andrius Jakimavičius vardija, kaip tai yra įgyvendinama.
„Suprasdami projekto kompleksiškumą, tikslus ir uždavinius, visada pasirenkame partnerius bei sprendimus, kurie leistų sukurti didžiausią vertę. Toks požiūris ir gebėjimas sujungti žinias bei technologijas leidžia užtikrinti visų techninių sprendimų ir vadybos kokybę, kurti tvarią aplinką“, – tikina A. Jakimavičius.
Ilgalaikei partnerystei pasirinktas „Xerox“ gamintojas. Šios kompanijos požiūris ir strategija atitiko Registrų centro bei BMK keliamus tikslus ir kriterijus.
„Pasirinkome ir įdiegėme sparčiausius „Xerox“ daugiafunkcinius įrenginius. Tai naujausia, itin kokybiška, didesnį darbo efektyvumą garantuojanti technologija, kuri organizacijai nekels jokių rūpesčių ateinančius penkerius metus. Gamintojas yra apgalvojęs kiekvieną smulkmeną, gerinančią darbo su įrenginiu patirtį. Pavyzdžiui, įrenginys automatiškai „pabunda“, kai prie jo prieina vartotojas, pateikia personalizuotas dažniausiai naudojamų funkcijų rekomendacijas. Tai leidžia greičiau ir efektyviau atlikti darbą. Verta paminėti ir „CareAR“ funkciją. Ji leidžia nuotoliniu būdu užtikrinti greitą bei efektyvų paslaugos atstatymą“, – pasakoja ekspertas.
Anot A. Jakimavičiaus, taip pat įdiegta programinė įranga, garantuojanti saugų įrenginių naudojimą su galimybe pasitelkti „Follow me” funkcionalumą. Jis leidžia darbuotojams spausdinti iš bet kurio įrenginio, naudojant savo identifikacinę kortelę. Įdiegusi šiuos sprendimus, visą penkerių metų sutarties laikotarpį – iki 2026-ųjų – BMK komanda prižiūrės Registrų centro spausdinimo infrastruktūrą.
Atitiko visu poreikius
A. Jakimavičiaus teigimu, BMK iškėlė sau tikslus Registrų centro IT komandai ir visiems darbuotojams užtikrinti spausdinimo procesų efektyvų valdymą, garantuoti, kad naudojami technologiniai sprendimai neribos darbuotojų kasdienių veiklų, o infrastruktūros priežiūrai prireiks tik minimalaus kliento IT skyriaus įsitraukimo. Taip buvo siekiama sutaupytą laiką skirti kitoms užduotims.
Andrius Jakimavičius tikina – tokie tikslai tik iš pažiūros atrodo lengvi. Juos BMK pasiekti leidžia turima profesionali komanda, naudojami automatizuoti darbo įrankiai ir valdymo sistemos. Visa tai užtikrina eksploatacinių medžiagų ir reaktyvų paslaugų sutrikimų stebėjimą, pastarojo valdymą, laiku suteikiamas serviso paslaugas.
„Kiekvienas procesas vykdomas pagal aiškiai su klientu apibrėžtą aptarnavimo lygio susitarimą (SLA). Visos grandys turi aiškias atsakomybes, todėl paslaugos valdymas tampa koordinuotas, o rekomendacijų teikimas leidžia kontroliuoti pokyčius. Mes, kaip paslaugų tiekėjas, siekiame užtikrinti maksimalų paslaugos skaidrumą, klientui suteikdami visą informaciją apie jos teikimą: tikslius duomenis apie spausdinimo kiekius, esamą skaitmenizavimo aplinką ir rekomendacijas dėl procesų tobulinimo, – pažymi A. Jakimavičius.
Vizija – vieninga
Siekiant užsibrėžtų tikslų, pažymi R. Ptakauskas, ir buvo iškeltas ne tik kainos, bet ir ekonominio naudingumo kriterijus. Pasak jo, Registrų centras tvirtai žengia inovatyvių, tvarių sprendimų bei procesų diegimo linkme, o BMK tokius lūkesčius atitiko ir galėjo pasiūlyti tiek kokybišką įrangą, tiek skaidriai bei sklandžiai veikiančią automatizuotą jos valdymo sistemą.
Kita itin didelė partnerių kuriama vertė, pastebi R. Ptakauskas, yra spausdinimo infrastruktūros priežiūra. Įmonei dabar nebereikia rūpintis įrenginiais, kadangi BMK vykdo nuolatinį jų stebėjimą, laiku tiekia eksploatacines medžiagas, operatyviai rūpinasi galimų gedimų šalinimu.
„Mes išties palankiai vertiname šį bendradarbiavimą, juolab, kad esame vieningi požiūriu į spausdinimą ir jo kaitą ateityje. Mano komanda labai džiaugiasi partnerystės rezultatais, nes atnaujinta spausdinimo infrastruktūra pastebimai prisidėjo prie saugesnio, efektyvesnio darbo su dokumentais. BMK rūpinasi įrenginiais, dalinasi rekomendacijomis, kaip palengvinti vieną ar kitą veiklos procesą. Pasitelkiant naujausius technologinius sprendimus, kurie analizuoja vartotojų atliekamų kasdienių funkcijų ir nustatymų pakeitimus, stebimus išmaniųjų „Xerox“ įrenginių, teikiamos personalizuotos rekomendacijos numatytų nustatymų išsaugojimui ateičiai (angl. „adaptive learning“). Ši ir kitos BMK teikiamos naudos, užtikrinamos drauge su paslaugų kokybe, puikiai atitinka mūsų strateginę veiklos viziją“, – reziumuoja R. Ptakauskas.
Registrų centras
Xerox
Šiaulių bankas
Šiaulių banke darbuotojų autorizacijos ir skenavimo procesų optimizavimo sprendimai
„Esame didžiulė organizacija, jungianti beveik 800 darbuotojų 37-iuose Lietuvos miestuose. Mūsų prioritetas – būti arčiau klientų. Todėl turime plačiausią jų aptarnavimo skyrių tinklą, šiuo metu veikia net 59 padaliniai. Įgyvendindami tokią plėtrą, puikiai suprantame tvarumo ir savo atsakomybės svarbą. Ne veltui nuolat ieškome galimybių, kaip efektyvinti kasdienę veiklą. BMK yra vienas iš šių sprendimų. Kartu bendradarbiaujame jau ilgą laiką – pradėjome nuo dalies naudojamų spausdintuvų diegimo, o dabar jau visa spausdinimo-skenavimo infrastruktūra yra mūsų partnerių rankose. Šią ilgalaikę bendradarbiavimo patirtį išties vertiname: tinkamai anksčiau vykdyti projektai ir tvarus požiūris leido rasti tinkamiausius sprendimus“
Simas Žemaitis, Šiaulių banko Infrastruktūros administravimo skyriaus vadovas
Kelias į sėkmingą partnerystę yra grįstas pasitikėjimu, abipusiu sutarimu ir vieninga vizija. Tokią mintį vysto naujoji Šiaulių banko reklaminė kampanija, kurios pagrindinė žinutė – „Aš ištariau taip“. Ji galėtų būti puikiai pritaikoma ir šios finansų bendrovės bei IT įmonės „Biznio mašinų kompanija“ (BMK) jau devynerius metus trunkančiai partnerystei. Per šį bendradarbiavimo laiką BMK Šiaulių bankui įdiegė ne vieną inovatyvų, procesus iš esmės keičiantį sprendimą, o dabar sėkmingai baigė darbuotojų atpažinimo sistemos diegimo ir skenavimo procesų optimizavimo darbus. Tačiau visa tai pasiekti, partnerių teigimu, pavyko tik vystant konstruktyvų dialogą, kuris būtent ir lemia stiprių idėjų atsiradimą.
Technologijos – tik įrankis
Naujausias beveik dešimtmetį trunkančio Šiaulių banko ir BMK bendradarbiavimo rezultatas – vieningos dokumentų skenavimo darbo eigos automatizavimas. Šis sprendimas pakeitė ankstesnę sistemą, kuomet darbuotojai visus skenuotus dokumentus, sutartis, paso ir tapatybių kortelių kopijas siųsdavo į savo elektroninį paštą, o iš jo keldavo į dokumentų valdymo sistemą (DVS).
Todėl, Šiaulių banko Infrastruktūros administravimo skyriaus vadovo Simo Žemaičio teigimu, toks veiklos procesų atnaujinimas išties pasiteisino. Pasak jo, sprendimas patobulino skenavimo infrastruktūrą, padidino veiklos saugumą. Taip pat – optimizavo skenuotų dokumentų perkėlimo į DVS sistemą procesus. Dabar patikima darbuotojų autorizacijos sistema sumažina galimų klaidų tikimybę iki minimumo, o sukurti skenuojamų dokumentų šablonai taupo jų apdorojimo laiką ir užtikrina geresnę skenuoto failo kokybę.
„Esame didžiulė organizacija, jungianti beveik 800 darbuotojų 37-iuose Lietuvos miestuose. Mūsų prioritetas – būti arčiau klientų. Todėl turime plačiausią jų aptarnavimo skyrių tinklą, šiuo metu veikia net 59 padaliniai. Įgyvendindami tokią plėtrą, puikiai suprantame tvarumo ir savo atsakomybės svarbą. Ne veltui nuolat ieškome galimybių, kaip efektyvinti kasdienę veiklą. BMK yra vienas iš šių sprendimų. Kartu bendradarbiaujame jau ilgą laiką – pradėjome nuo dalies naudojamų spausdintuvų diegimo, o dabar jau visa spausdinimo-skenavimo infrastruktūra yra mūsų partnerių rankose. Šią ilgalaikę bendradarbiavimo patirtį išties vertiname: tinkamai anksčiau vykdyti projektai ir tvarus požiūris leido rasti tinkamiausius sprendimus“, – sako S. Žemaitis.
Savo ruožtu BMK projektų vadovas Jonas Gibavičius priduria: šįkart partneriams buvo pasiūlyta „Optimidoc“ programinė įranga, leidžianti patikimai automatizuoti darbuotojų autorizaciją ir dokumentų skenavimo procesus. Toks sprendimas, pasak jo, yra lengvai pritaikomas individualiems kliento poreikiams, veikia su skirtingų gamintojų – „Lexmark“, HP, „Xerox“ – įrenginiais.
„Taip pat paprastai išplečia esamos sistemos funkcionalumą, prisitaiko prie užsakovo norų bei esamos infrastruktūros. Jis ir patogus, saugus, tikslus, mažinantis galimas klaidas bei darbui atlikti reikalingus veiksmus. Tačiau taip apibūdinti galima ne vieną sprendimą. Todėl mums kaskart svarbiau yra įsigilinti į individualią kliento situaciją, įvertinti kiekvienos esamos sistemos privalumus, trūkumus, veikimo galimybes, parinkti tokią, kuri geriausiai tiktų konkrečios įmonės veiklai. BMK inžinerijos bei vadybos specialistai puikiai supranta, kokie iššūkiai lydi kliento darbą ir kaip juos tinkamai išspręsti. Pasitelkdami turimas sistemas, mūsų ekspertai sprendimus pritaiko esamoms reikmėms. Tai yra esminė mūsų stiprybė – praktinė intelektinė patirtis. Technologijos ją tik papildo“, – akcentuoja J. Gibavičius.
Dešimteriopa sprendimo plėtra
Vertindami projekto rezultatus, kalbinti pašnekovai vieningai sutaria: kaskart pasiteisina ir įdėtas darbas, ir pradžiugina bendri pasiekimai. Šis darbuotojų autentifikavimo sprendimas buvo išplėstas nuo 30 įrenginių iki 248 visoje Lietuvoje, kiekviename banko skyriuje. Jis leido optimizuoti kliento procesus, sukurti apčiuopiamą vertę, pajusti pokyčių naudą. Visa tai, anot J. Gibavičiaus, BMK komandai yra didžiausias įkvėpimas.
„Svarbiausia projekto sėkmės sudedamoji yra kvalifikuoti ekspertai. Jie, šiuo atveju, siūlo ne tik standartines spausdinimo bei skenavimo paslaugas, bet ir įsigilina į kliento verslo poreikius, supranta, kokią naudą teikia įranga, pritaiko jos galimybes prie veiklos procesų. Todėl save vadiname profesionaliais integratoriais. Mes tobuliname jau naudojamas sistemas ir pasiūlome dar inovatyvesnius sprendimus. Taip nutiko ir bendradarbiaujant su Šiaulių banku. Klientas nuo pat partnerystės pradžios pasirinko teisingus partnerius bei sistemą, atvirą tobulinimams. Todėl dabar džiaugiasi galimybe minimaliomis išlaidomis stipriai pasistūmėti į priekį valdant verslo dokumentų sisteminimo procesą“, – pažymi J. Gibavičius.
Šiai nuomonei pritaria ir S. Žemaitis. Jis pabrėžia – BMK ekspertiškumas leido Šiaulių bankui įgyvendinti skaitmeninės transformacijos procesą visoje Lietuvoje.
„Įdiegę sprendimą, dabar automatizuotai valdome skenuojamą informaciją. Tai užtikrina žmogiškųjų klaidų pašalinimą, aukštą dokumentų kokybę, jų apsaugą. Skaitmenizuodami procesus, stipriai sumažinome ir popieriaus poreikį. Mūsų spausdinamų dokumentų kiekis sumažėjo net 30 proc.“, – apie projekto privalumus kalba S. Žemaitis.
Partnerystė tęsis
Paklaustas, ar partnerystė su BMK tęsis, Šiaulių banko Infrastruktūros administravimo skyriaus vadovas tikina – ateityje drauge planuojamas ir tolimesnis tvarių projektų įgyvendinimas.
„Šį bendradarbiavimą vertiname puikiai. BMK specialistai suprato mūsų lūkesčius, suvaldė ir greitai bei kokybiškai įdiegė sprendimą, jį įgyvendino visuose klientų aptarnavimo skyriuose. Tikime, kad ateityje bendrų darbų bus dar daugiau, kadangi jau pasiekti rezultatai mus ypač džiugina“, – teigia S. Žemaitis.
Tuo tarpu J. Gibavičius papildo: kiekvienas toks projektas yra, pirmiausia, iššūkis sau, kadangi kaskart dėl kliento turi padaryti daugiau, pasistengti labiau ir pasiūlyti pačią geriausią sprendimo alternatyvą.
„Tik taip gali tikėtis tolimesnio sutarimo. Kiekviena sistema turi veikti kaip vieningas organizmas, sprendžiantis kliento sunkumus. Ji gali būti pritaikoma labai įvairiapusiškai, tačiau norint atskleisti visą sprendimo potencialą, būtinas ekspertinis požiūris. Juo vadovaudamiesi ir galime didžiuotis pasitikėjimu, kuriuo matuojame savo verslo sėkmę“, – reziumuoja BMK atstovas.
BMK žiniasklaidoje: Šiaulių banke spartesni veiklos procesai, išaugęs saugumas, sumažėjusi klaidų tikimybė
Kelias į sėkmingą partnerystę yra grįstas pasitikėjimu, abipusiu sutarimu ir vieninga vizija. Tokią mintį vysto naujoji Šiaulių banko reklaminė kampanija, kurios pagrindinė žinutė – „Aš ištariau taip“. Ji galėtų būti puikiai pritaikoma ir šios finansų bendrovės bei IT įmonės „Biznio mašinų kompanija“ (BMK) jau devynerius metus trunkančiai partnerystei. Per šį bendradarbiavimo laiką BMK Šiaulių bankui įdiegė ne vieną inovatyvų, procesus iš esmės keičiantį sprendimą, o dabar sėkmingai baigė darbuotojų atpažinimo sistemos diegimo ir skenavimo procesų optimizavimo darbus. Tačiau visa tai pasiekti, partnerių teigimu, pavyko tik vystant konstruktyvų dialogą, kuris būtent ir lemia stiprių idėjų atsiradimą.
Patikima darbuotojų autorizacijos sistema sumažina galimų klaidų tikimybę iki minimumo, o sukurti skenuojamų dokumentų šablonai taupo jų apdorojimo laiką ir užtikrina geresnę skenuoto failo kokybę.
„Esame didžiulė organizacija, jungianti beveik 800 darbuotojų 37-iuose Lietuvos miestuose. Mūsų prioritetas – būti arčiau klientų. Todėl turime plačiausią jų aptarnavimo skyrių tinklą, šiuo metu veikia net 59 padaliniai. Įgyvendindami tokią plėtrą, puikiai suprantame tvarumo ir savo atsakomybės svarbą. Ne veltui nuolat ieškome galimybių, kaip efektyvinti kasdienę veiklą. BMK yra vienas iš šių sprendimų. Kartu bendradarbiaujame jau ilgą laiką – pradėjome nuo dalies naudojamų spausdintuvų diegimo, o dabar jau visa spausdinimo-skenavimo infrastruktūra yra mūsų partnerių rankose. Šią ilgalaikę bendradarbiavimo patirtį išties vertiname: tinkamai anksčiau vykdyti projektai ir tvarus požiūris leido rasti tinkamiausius sprendimus“, – sako S. Žemaitis, Šiaulių banko Infrastruktūros administravimo skyriaus vadovas.
Visą straipsnį skaitykite: VZ.LT