Dokumentų skaitmenizavimo sprendimai


Vaizdo rezultatas pagal užklausą „document management system workflow“

Padedame įmonėms su dokumentų skaitmenizavimo sprendimais.
Tvarkingas dokumentų saugojimas yra viena iš procedūrų, kuri leidžia įmonei sėkmingai vykdyti savo veiklą.
Šiandien įmonės turi didelius dokumentų archyvus, kuriuose greitai rasti reikiamą dokumentą tampa iššūkiu. Tokiu atveju gali padėti elektroninis dokumentų archyvavimas.

Elektroninis dokumentų archyvavimas – tai vienas iš dokumentų tvarkymo būdų, kai visi įmonės dokumentai yra perkeliami į kompiuterinę laikmeną. Perkelti nėra sunku, nes dažniausiai dokumentai yra rašomi „Word“ ir „Excel“ programomis, o tokie dokumentai yra lengvai archyvuojami, nuskaitomi skeneriu ir išsaugomi kompiuterinėje laikmenoje laikantis visų Lietuvos teisės aktuose nustatytų archyvavimo taisyklių.

Dokumentų skaitmenizavimo sprendimai iš esmės yra naudojamos organizacijose, kur daug žmonių naudojasi tais pačiais dokumentais. Sprendimas užtikrina šimtaprocentinį prieinamumą prie dokumento bet kuriuo metu bei visavertį darbą su juo „Microsoft Word“ ar „Microsoft Excel“ aplinkoje.

Nauda organizacijai

Skaitmenindami dokumentus užtikrinate:

  • dokumentų ilgaamžiškumą;
  • dokumentų skirstymą į tipus, sudarant tam tikrą hierarchiją;
  • saugumą suteikiant prieigą tik įgaliotiesiems vartotojams;
  • paprastą ir greitą dokumento paiešką naudojantis daugialypiu paieškos įrankiu;
  • lankstų darbą su dokumentu tiesiogiai perkeliant jį į „Word“ ar „Excel“ aplinką.

Kada gali prireikti?

  • Siekiant turėti saugų ir mažai vietos užimantį dokumentų archyvą.
  • Norint dirbti su originalaus dokumento kopija (spausdinti, persiųsti, kopijuoti).
  • Taupant laiką, kuris yra eikvojamas dideliuose archyvuose ieškant tam tikro dokumento.
  • Prireikus keletui žmonių vienu metu dirbti su tam tikru dokumentu.
  • Norint standartizuoti ir sutvarkyti organizacijos archyvus, užtikrinti prieinamumą iš skirtingų vietų, prireikus optinio simbolių atpažinimo (OCR).

Automatizuotas Jūsų įmonės dokumentų valdymas

Dokumentų valdymo sprendimai skirti įmonės dokumentų srautams valdyti – centralizuotai juos registruoti, derinti ir tvirtinti:

    • Kiekvienam dokumentų moduliui, aplankui ir / ar konkrečiam dokumentui galima priėjimo teisių nustatymas (aprašoma, kas gali matyti ir / arba koreguoti elementą).
    • Įvairių dokumentų šablonų talpinimas.
    • Dokumentų registravimas registruose.
    • Dokumentų registrų spausdinimas.
  • Informacijos paieška konkrečiame modulyje ir / arba visoje sistemoje.
  • Lengvai surandamas dominantis elementas – filtruojant pagal pasirinktą informaciją, pvz., Klientas, data, atsakingas asmuo, paslauga ir pan.
  • Skirtingų dokumentų ir kitų susijusių duomenų susiejimas tarpusavyje – užtikrina greitą perėjimą į kitą susijusį elementą.
  • Galiojimo datų / terminų kontroliavimas.
  • Dokumento istorijos (versijos) matymas, paėmimas redagavimui ir grąžinimas (check-in / out);.
  • Priminių nustatymas, esant bet kokiems pakeitimams (ateina pranešimas į el. paštą).
  • Dokumentų derinimo / tvirtinimo / pasirašymo procesą palengvina darbo sekos.

Sutarčių valdymo modulio funkcionalumas toks pats kaip ir dokumentų valdymo modulio. Moduliai atskirti, nes kaupia skirtingą papildomą informaciją. Papildomai sutarčių modulis kontroliuoja sutarčių galiojimo terminus.

Korespondencijos valdymo modulis skirtas registruoti įmonės gaunamus ir siunčiamus dokumentus. Šiame modulyje elektroniniu pavidalu yra kaupiama korespondencija, kuri paskirstoma įmonės darbuotojams. Korespondencijos paskirstymas vykdomas užduočių priskyrimu, kas padeda kontroliuoti ar su pateikta korespondencija atsakingas asmuo susipažino ir ar atliko jam pavestus darbus.

Elektroninių sąskaitų faktūrų valdymo modulis, skirtas registruoti ir tvirtinti elektronines sąskaitas faktūras:

  • Standartinė tvirtinimo procedūra pritaikoma pagal konkrečius organizacijos poreikius.
  • Elektroninės sąskaitos faktūros gali būti patalpinamos rankiniu būdu (suvedant sąskaitos faktūros duomenis rankomis) ir / arba automatiškai (sistema sąskaitos faktūros duomenis užpildo pati) pagal klientams siunčiamoje sąskaitoje faktūroje esantį barkodą (daugiau apie tai – čia [nuoroda į e-Archive]).
  • Sąskaitos faktūros saugomos teisės aktuose nurodytą saugojimo terminą.
  • Duomenų prieinamumas apribojamas naudotojo teisėmis.